Musterausfüllung des Urlaubsblattes. Wie erstelle ich einen Urlaubsplan? Ist der Urlaubsplan ein Pflichtdokument?

1. Wer muss einen Urlaubsplan erstellen und warum?

2. Wie man einen Urlaubsplan erstellt und welche Informationen darin enthalten sein sollten.

3. Was tun, wenn der tatsächliche Urlaub nicht mit dem im Zeitplan geplanten übereinstimmt?

Jeder weiß, dass bezahlter Jahresurlaub ein im Arbeitsgesetzbuch vorgesehenes unbestreitbares Recht eines Arbeitnehmers ist. Allerdings wird oft vergessen, dass die Gewährung eines solchen Urlaubs in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt und nicht vom Wunsch des Arbeitnehmers selbst abhängt. Tatsächlich kommt es häufig vor, dass Arbeitnehmer aus irgendeinem Grund nicht bereit sind, ihren gesetzlichen Urlaub zu nehmen, und dass die Arbeitgeber dem keine große Bedeutung beimessen. Allerdings ist das Arbeitsgesetzbuch in dieser Hinsicht streng: „Es ist verboten, zwei Jahre hintereinander keinen bezahlten Jahresurlaub zu gewähren“ (Teil 4 von Teil 124 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Wie kann ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter „zwingen“, den ihnen zugeteilten Urlaub zu nutzen, um den arbeitsrechtlichen Anforderungen nachzukommen? Die Antwort ist einfach: Da die Verantwortung für die rechtzeitige Gewährung von Urlaub an die Arbeitnehmer beim Arbeitgeber liegt, muss er auch dafür sorgen, dass die Arbeitnehmer über die Anzahl der Urlaubstage informiert werden, die ihnen zustehen, und dass diese Tage auch genutzt werden. Für diese Zwecke ist ein Urlaubsplan ideal. Warum braucht man sonst noch einen Urlaubsplan und wie erstellt man ihn? Lesen Sie weiter im Artikel.

Warum brauchen Sie einen Urlaubsplan?

Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation besteht der Hauptzweck des Urlaubsplans darin, die Reihenfolge der Gewährung von bezahltem Jahresurlaub für Arbeitnehmer festzulegen. Gleichzeitig ist der vom Arbeitgeber genehmigte Urlaubsplan sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer verbindlich (Artikel 123 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

! Beachten Sie: Die Erstellung eines Urlaubsplans ist für alle Arbeitgeber-juristischen Personen unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmer verpflichtend. Das Fehlen einer Urlaubsplanung ist eine Ordnungswidrigkeit, für deren Begehung folgende Strafen vorgesehen sind (Artikel 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation):

• für Beamte - eine Geldstrafe von 1000 bis 5000 Rubel;
• für juristische Personen - eine Geldstrafe von 30.000 bis 50.000 Rubel. oder Aussetzung der Aktivitäten für bis zu 90 Tage.

Es ist zu beachten, dass einzelne Unternehmer das Recht haben, auf einen Urlaubsplan zu verzichten und das Verfahren für die Gewährung von bezahltem Jahresurlaub im Einvernehmen mit den Arbeitnehmern festzulegen (Artikel 305 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, Schreiben von Rostrud vom 20. Dezember 2011 Nr . 3683-6-1). Allerdings wäre es für Unternehmer sinnvoll, einen Urlaubsplan zu erstellen, da sie auch dafür verantwortlich sind, dass ihre Mitarbeiter ihren Urlaub rechtzeitig und im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang nutzen.

Warum ist es also notwendig, einen Urlaubsplan zu erstellen? Lassen Sie uns die Hauptanwendungsbereiche dieses Dokuments skizzieren:

• damit der Arbeitgeber nicht „vergisst“, den Arbeitnehmern den erforderlichen Jahresurlaub zu gewähren, und dass die Arbeitnehmer nicht „vergessen“, ihn zu nutzen;
• die optimale Urlaubsabfolge unter Berücksichtigung der Austauschbarkeit einzelner Mitarbeiter, der Besonderheiten des Produktionsprozesses (Saisonalität) etc. festzulegen;
• die im Zeitplan enthaltenen Informationen über die Anzahl der für das nächste Jahr geplanten Urlaubstage der Mitarbeiter zur Bildung zu nutzen und;
• sowie für andere vom Arbeitgeber selbst bestimmte Zwecke.

Das Verfahren zur Erstellung eines Urlaubsplans

Der Urlaubsplan wird für das Kalenderjahr erstellt und muss spätestens zwei Wochen vor Beginn des nächsten Jahres genehmigt werden (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Beispielsweise muss der Zeitplan für 2016 vor dem 17. Dezember 2015 genehmigt werden. Vor der Genehmigung des Urlaubsplans muss dieser jedoch erstellt werden. Überlegen wir, welche Phasen der Prozess der Erstellung eines Urlaubsplans umfasst.

1. Genehmigung des Urlaubsplanformulars

2. Genehmigung des Verfahrens zur Erstellung und Vereinbarung eines Urlaubsplans

Abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, der Anzahl der Strukturabteilungen und anderen Faktoren kann der Prozess der Vorbereitung und Vereinbarung eines Urlaubsplans für die gesamte Organisation sehr langwierig sein. Daher muss das Verfahren zu seiner Erstellung in einem der folgenden Dokumente festgelegt werden:

• in einem lokalen Regulierungsgesetz (interne Arbeitsordnung oder Tarifvertrag);
• in gesonderter Reihenfolge.

In dem Dokument, das das Verfahren zur Erstellung eines Urlaubsplans regelt, empfiehlt es sich, insbesondere folgende Informationen zu berücksichtigen:

• die Person, die für die Erstellung des Urlaubsplans verantwortlich ist;
• der Kreis der Personen, die für die Auskunftserteilung über die geplanten Urlaubstermine der Mitarbeiter zuständig sind (z. B. Abteilungsleiter);
• Fristen für die Bereitstellung von Informationen über geplante Urlaube, Fristen für die Vereinbarung von Urlaubsterminen, Fristen für die Einreichung des Zeitplans zur Unterschrift durch den Manager.

3. Aufnahme von Urlaub in den Stundenplan

Der Zeitplan sollte die folgenden Urlaube aufgrund von Mitarbeitern umfassen:

• jährlicher bezahlter Grundurlaub. Die Dauer des jährlichen bezahlten Grundurlaubs beträgt in der Regel 28 Kalendertage (Artikel 115 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Es ist jedoch zu bedenken, dass einige Kategorien von Arbeitnehmern Anspruch auf verlängerten Urlaub haben (Arbeitnehmer unter 18 Jahren, Behinderte, Lehrkräfte, Beamte);
• jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub. Ein solcher Urlaub sollte beispielsweise Arbeitnehmern gewährt werden, die unter schädlichen und gefährlichen Arbeitsbedingungen arbeiten, Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, im Hohen Norden und in anderen gesetzlich vorgesehenen Fällen (Artikel 116 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Föderation).
• Urlaub, den der Arbeitnehmer im laufenden Jahr nicht in Anspruch genommen und auf das nächste Jahr übertragen hat.

Daher ist es im Urlaubsplan erforderlich, für jeden Mitarbeiter die Gesamtzahl der ihm zustehenden Jahresurlaubstage (Haupt- und Zusatzurlaub) einschließlich des Restbetrags des nicht genutzten Urlaubs am Jahresende einzuplanen.

! Beachten Sie: Der Urlaubsplan wird für alle Arbeitnehmer erstellt: sowohl für diejenigen, die an ihrem Hauptarbeitsplatz beschäftigt sind, als auch für Teilzeitbeschäftigte. Personen, die im Rahmen eines Zivilvertrags arbeiten, werden nicht in die Tabelle einbezogen, da sie keinen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub haben. Der Urlaubsplan berücksichtigt nicht den Verwaltungsurlaub (unbezahlt), den Mutterschaftsurlaub oder den Urlaub zur Kinderbetreuung.

4. Berechnung der in den Stundenplan einzuplanenden Urlaubstage

Um zu ermitteln, wie viele Urlaubstage für jeden Mitarbeiter im Zeitplan für das nächste Jahr eingeplant werden sollen, müssen Sie:

• Bestimmen Sie das Enddatum des „Arbeitsjahres“ des Arbeitnehmers, d. h. das Datum, an dem das nächste Jahr ab dem Datum der Arbeitsaufnahme abläuft. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise am 24. Juni 2014 eingestellt wurde, ist dieses Datum der 23. Juni jedes folgenden Jahres.
• Beziehen Sie den Arbeitnehmer so in den Urlaubsplan ein, dass er am Ende des „Arbeitsjahres“ keinen ungenutzten Urlaub hat (dies ist gemäß Artikel 122 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation vorgeschrieben). Gleichzeitig verbietet das Arbeitsrecht nicht die Gewährung von Urlaub „im Voraus“, also für die arbeitslose Zeit. Hauptsache, der Arbeitnehmer nimmt für jedes geleistete Arbeitsjahr nicht weniger Urlaubstage in Anspruch, als ihm zustehen.

Beispiel.

Managerin Savina O.Yu. eingestellt am 24. Juni 2014. Im Urlaubsplan 2015 soll ihr Urlaub für das Arbeitsjahr vom 24.06.2014 bis 23.06.2015 in der Anzahl der ungenutzten Urlaubstage zum 31.12.2014 eingeplant werden. Dieser Urlaub muss planmäßig bis zum 23. Juni 2014 in Anspruch genommen werden. Urlaub für das nächste Arbeitsjahr vom 24.06.2015 bis 23.06.2016 kann sowohl in den Urlaubsplan 2015 als auch in den Urlaubsplan 2016 (oder beides in Teilen) eingerechnet werden.

! Beachten Sie: Bei der Aufteilung des Jahresurlaubs eines Arbeitnehmers (Urlaub für ein Arbeitsjahr) ist Folgendes erforderlich (Artikel 125 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation):

• Einwilligung des Arbeitnehmers (zum Beispiel in Form eines Antrags);
• so dass mindestens ein Teil dieses Urlaubs mindestens 14 Kalendertage beträgt.

5. Berücksichtigung der Wünsche der Mitarbeiter

Die Reihenfolge der Urlaubstage im Stundenplan wird vom Arbeitgeber festgelegt und genehmigt(Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Gleichzeitig kann (ist aber nicht verpflichtet), die Wünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Das heißt, der Arbeitgeber hat das Recht, den Urlaub der Arbeitnehmer nach eigenem Ermessen unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Produktionsprozesses oder der Art der Tätigkeit (Saisonalität) zu verteilen. Wenn beispielsweise die Winterperiode „nicht die Jahreszeit“ für hergestellte Produkte (Bauarbeiten, Dienstleistungen) ist, kann der Arbeitgeber den Urlaub seiner Mitarbeiter für diesen bestimmten Zeitraum planen. Um jedoch Konflikte und Meinungsverschiedenheiten mit den Arbeitnehmern zu beseitigen, ist es besser, alle derartigen Merkmale der Urlaubsgewährung in einem örtlichen Regulierungsgesetz (Verordnung über interne Arbeitsvorschriften oder einen Tarifvertrag) vorzusehen.

In den meisten Fällen kommen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern entgegen und berücksichtigen nach Möglichkeit deren Wünsche für die Termine des bevorstehenden Urlaubs. Dies kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, zum Beispiel:

• Sammeln von Anträgen von Mitarbeitern, Urlaub in den Zeitplan aufzunehmen;
• indem Sie einen Fragebogen zu den geplanten Urlauben für das nächste Jahr erstellen.

! Beachten Sie: Einige Mitarbeiter erhalten ein Jahresgehalt Der Urlaub sollte auf ihren Antrag zu jedem für sie passenden Zeitpunkt gewährt werden(Teil 4 von Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Zu diesen Mitarbeitern zählen beispielsweise:

• Minderjährige unter 18 Jahren (Artikel 267 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• Teilzeitbeschäftigte (der Urlaub wird gleichzeitig mit dem Urlaub für die Hauptbeschäftigung gewährt) (Artikel 286 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• Arbeitnehmer, deren Ehepartner Militärangehörige sind (der Urlaub wird gleichzeitig mit dem Urlaub des Ehegatten gewährt) (Artikel 11 Absatz 11 des Bundesgesetzes vom 27. Mai 1998 N 76-FZ „Über den Status des Militärpersonals“);
• Frauen vor oder unmittelbar nach dem Mutterschaftsurlaub sowie am Ende des Elternurlaubs (Artikel 260 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• Arbeitnehmer, deren Ehefrauen sich im Mutterschaftsurlaub befinden (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Bei der Erstellung eines Urlaubsplans werden diese Mitarbeiter zunächst um Auskunft über den geplanten Urlaub gebeten, da deren Wünsche unbedingt berücksichtigt werden müssen. Selbst wenn der Urlaub eines Mitarbeiters, der zu den aufgeführten Kategorien gehört, im Zeitplan geplant war, kann er im Laufe des Jahres seine Meinung ändern und einen Urlaubsantrag zu einem anderen Datum stellen. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer entgegenzukommen und seinen Urlaub zu verschieben.

6. Benachrichtigung der Mitarbeiter über Urlaub

Da der Urlaubsplan nicht immer den Wünschen der Mitarbeiter entspricht, empfiehlt es sich, alle Mitarbeiter mit der genehmigten Fassung vertraut zu machen. Hierzu können Sie eine spezielle Spalte in Form des Urlaubsplans („Die Urlaubstermine sind mir bekannt“) bereitstellen oder einen Einarbeitungsbogen erstellen.

! Beachten Sie:Über den im Urlaubsplan angegebenen Beginn des Urlaubs, Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies jedem Arbeitnehmer gegen Unterschrift spätestens zwei Wochen im Voraus mitzuteilen(Teil 3 von Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Zu diesem Zweck kann die entsprechende Spalte („Der Beginn des Urlaubs wurde mitgeteilt“) in das Urlaubsplanformular aufgenommen werden (Schreiben von Rostrud vom 30.07.2014 N 1693-6-1). Es sind auch andere Möglichkeiten zur Benachrichtigung der Mitarbeiter möglich, zum Beispiel Einführungsblätter, Erklärungen, ein Einführungsvisum für eine Urlaubsanordnung (Schreiben von Rostrud vom 22. März 2012 N 428-6-1). Der Arbeitgeber bestimmt selbstständig die am besten geeignete Methode zur Benachrichtigung des Arbeitnehmers über den Urlaub.

7. Änderungen am Urlaubsplan vornehmen

Bei der Erstellung eines Urlaubsplans müssen Sie verstehen, dass es sich um ein Planungsdokument handelt, das für einen längeren Zeitraum – ein Jahr – erstellt wurde. Daher ist es höchstwahrscheinlich unmöglich, auf Anpassungen zu verzichten. Änderungen des Urlaubsplans können in folgenden Fällen vorgenommen werden:

• bei Urlaubsverschiebung mit Zustimmung des Arbeitnehmers, zum Beispiel bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit während des Urlaubs, bei verspäteter Zahlung des Urlaubsgeldes usw. (Artikel 124 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);
• bei der Übertragung eines Teils des Urlaubs im Zusammenhang mit der Abberufung des Arbeitnehmers aus dem Urlaub (Artikel 125 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). In diesem Fall muss der ungenutzte Teil des Urlaubs dem Arbeitnehmer zu einem für ihn geeigneten Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden;
• bei Verschiebung des Urlaubs auf Wunsch des Arbeitnehmers. Gehört der Arbeitnehmer nicht zu den „bevorzugten“ Kategorien (siehe Absatz 5), kann der Arbeitgeber die geplanten Urlaubstermine ändern, ist aber nicht dazu verpflichtet.

In den aufgeführten Fällen muss der Arbeitnehmer zur Änderung des Urlaubsplans einen Antrag auf Verschiebung des Urlaubs stellen. Aufgrund des Antrags wird vom Vorgesetzten eine Anordnung zur Verschiebung des Urlaubs erlassen. Dabei Änderungen werden im Urlaubsplan berücksichtigt:

• Spalte 8 gibt die Grundlage für die Verschiebung des Urlaubs an – Einzelheiten der entsprechenden Anordnung des Managers;
• In Spalte 9 ist die neue Urlaubszeit gemäß der Verordnung angegeben;
• in Spalte 10 „Hinweis“ können Sie den Grund für die Verschiebung des Urlaubs angeben (z. B. Rückruf eines Mitarbeiters aus dem Urlaub)
• In Spalte 7 ist das Datum bzw. der Zeitraum des vom Arbeitnehmer tatsächlich in Anspruch genommenen Urlaubs angegeben.

Das betrachtete Verfahren zur Änderung des Urlaubsplans gilt für den Fall der Verschiebung des geplanten Urlaubs derjenigen Arbeitnehmer, die ursprünglich in den Urlaubsplan einbezogen waren (d. h. am Tag der Erstellung des Urlaubsplans arbeiten). Wenn Der Mitarbeiter wurde nach Genehmigung des Urlaubsplans eingestellt für das nächste Jahr kann die Auskunft über den Urlaub eines solchen Arbeitnehmers auf eine der folgenden Arten erteilt werden:

• Anlage zum genehmigten Urlaubsplan. Der Antrag wird in der gleichen Form wie der Dienstplan selbst erstellt und enthält nur Informationen über den Urlaub des neuen Mitarbeiters (der neuen Mitarbeiter). Der Antrag wird ebenso wie der Urlaubsplan von der Führungskraft genehmigt.
• Keine Änderungen (Ergänzungen) zum akzeptierten Urlaubsplan. Dazu stellt der neue Arbeitnehmer einen formlosen Antrag unter Angabe des gewünschten Urlaubsbeginns und der Anzahl der Tage und der Arbeitgeber erteilt einen Antrag auf Gewährung des Urlaubs.

Es empfiehlt sich, die gewählte Möglichkeit zur Berücksichtigung von Urlaubsinformationen neuer Arbeitnehmer (angenommen nach Genehmigung des Urlaubsplans) in den örtlichen Regelungen des Arbeitgebers zu berücksichtigen.

Und zum Schluss lassen Sie uns hervorheben Wichtige Punkte zur Urlaubsplanung:

1. Das Vorhandensein eines Urlaubsplans ist für alle Arbeitgeber-juristischen Personen obligatorisch, und für deren Fehlen ist eine Verwaltungshaftung vorgesehen;
2. Der Arbeitgeber genehmigt die Form des Urlaubsplans selbstständig (es ist möglich, das einheitliche Formular Nr. T-7 zu verwenden);
3. Die Reihenfolge der Urlaubstage im Stundenplan wird vom Arbeitgeber festgelegt, die Wünsche nur einiger Arbeitnehmer werden zwangsläufig berücksichtigt;
4. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmern den Beginn des Urlaubs gemäß dem Zeitplan mitzuteilen.

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Normative Basis

1. Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation
2. Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung“
3. Briefe von Rostrud

• vom 30. Juli 2014 N 1693-6-1;
• vom 22. März 2012 N 428-6-1;
• vom 20. Dezember 2011 Nr. 3683-6-1

Erfahren Sie im Abschnitt, wie Sie die offiziellen Texte dieser Dokumente lesen können

Das Gesetz legt fest, dass ein Arbeitnehmer, der gemäß einem formalisierten Arbeitsvertrag arbeitet, mindestens einmal im Jahr in den Urlaub gehen muss. Um zu bestimmen, wann welcher Mitarbeiter sich ausruhen wird, erstellt das Unternehmen einen speziellen Zeitplan. In der Regel wird hierfür ein Urlaubsplanformular im T-7-Formular verwendet. Die Ausstellung muss 2 Wochen vor Ablauf des Kalenderjahres erfolgen.

Dieses Dokument ist aus mehreren Gründen für jedes Unternehmen notwendig. Dies ist zunächst einmal durch die geltende Gesetzgebung vorgeschrieben. Darüber hinaus ist es notwendig, die Urlaubszeit wichtiger Mitarbeiter so zu planen, dass die Produktion nicht aufgrund ihrer gleichzeitigen Abwesenheit vom Unternehmen ausfällt.

Typischerweise ist ein HR-Mitarbeiter für die Erstellung des Dokuments verantwortlich. Er befragt die Leiter aller Abteilungen der Unternehmenseinheit zum gewünschten Termin, die wiederum Informationen von ihren Untergebenen einholen. Letztere müssen die Termine angeben, an denen sie nächstes Jahr in den Urlaub fahren möchten.

Wenn das Unternehmen groß ist und viele Mitarbeiter beschäftigt, beginnen Sie am besten im Herbst mit der Erstellung des Zeitplans. Alle registrierten Mitarbeiter, einschließlich des gesamten Verwaltungspersonals, werden in den Dienstplan einbezogen.

Aufmerksamkeit: Der fertige Zeitplan muss 2 Wochen vor Ende des neuen Jahres genehmigt werden. Nach diesem Tag können Sie sich mit den Mitarbeitern vertraut machen.

Alle Arten von Ruhezeiten, die den Mitarbeitern gewährt werden, müssen in den Zeitplan aufgenommen werden:

1. Jahresurlaub;
2. zusätzlicher Urlaub;
3. Urlaub, der von Mitarbeitern zuvor nicht genutzt wurde.

In letzter Zeit wird viel darüber diskutiert, ob bisher ungenutzte Urlaubszeit verbrannt wird oder nicht. Nein, es verbrennt nicht und der Arbeitnehmer kann es in den Folgejahren vollständig nutzen. Für den Arbeitgeber ist dies jedoch nicht vorteilhaft. Erstens muss er erhebliche Urlaubszahlungen leisten, wenn der Arbeitnehmer mehrere Jahre Urlaub auf einmal beantragt. Zweitens stellt die nicht rechtzeitige Gewährung von Urlaub einen Verstoß gegen das Gesetz dar, und wenn diese Tatsache aufgedeckt wird, kann die Arbeitsinspektion eine Geldstrafe von bis zu 50.000 Rubel verhängen.

Ist der Urlaubsplan ein Pflichtdokument?

Wichtig: Das Arbeitsgesetzbuch schreibt vor, dass Unternehmen jeglicher Eigentumsform, sowohl Unternehmen als auch Unternehmer mit Arbeitnehmern, zur Erstellung eines Urlaubsplans verpflichtet sind. Und dies muss beachtet werden, andernfalls kann ein Bußgeld nach der Ordnungswidrigkeitenordnung verhängt werden.

Wenn ein Unternehmer keine eingestellten Mitarbeiter hat, darf er keinen Urlaubsplan erstellen. Auch natürliche Personen, die Arbeitgeber sind, sind von der Erstellung dieses Dokuments befreit.

Wann wird es kompiliert?

Das Arbeitsgesetzbuch legt fest, dass ein Unternehmen, das sowohl ein Unternehmen als auch ein Unternehmer ist und Mitarbeiter eingestellt hat, spätestens zwei Wochen vor Ende des laufenden Jahres einen Urlaubsplan für das nächste Kalenderjahr erstellen und genehmigen muss.

Um Zeit zu haben, das Dokument rechtzeitig vorzubereiten, beginnen Sie am besten im Herbst mit der Ausarbeitung. Es ist zu berücksichtigen, dass die Frist für die Genehmigung des Zeitplans von Jahr zu Jahr der 17. Dezember ist.

Bei Verstößen gegen die Fristen, innerhalb derer der Zeitplan erstellt und genehmigt werden muss, wird der Unternehmer mit einem Bußgeld haftbar gemacht.

Für welchen Zeitraum

Wichtig: Der Zeitplan wird in Unternehmen und Unternehmern für die Dauer eines Jahres erstellt. In diesem Fall muss die Erstellung und Genehmigung eines neuen Dokuments jährlich erfolgen.

Dies liegt daran, dass der Anspruch auf Urlaub und dessen Dauer innerhalb eines Kalenderjahres bestimmt wird. Darüber hinaus ermöglicht die Jahresplanung die Kontrolle darüber, ob alle Mitarbeiter in einem Jahr von ihrem Urlaubsanspruch Gebrauch gemacht haben.

Laden Sie das Urlaubsplanformular für 2018 herunter

Dateien zum Download:

Beispiel für das Ausfüllen eines Urlaubsplans mit dem Formular T-7 im Jahr 2018

Schauen wir uns den detaillierten Prozess zum Erstellen eines Urlaubsplans an.

Zunächst müssen Sie den vollständigen oder abgekürzten Namen der Organisation notieren oder Ihren vollständigen Namen angeben. Unternehmer. Rechts neben dieser Spalte befindet sich eine Tabelle, in die Sie eintragen müssen.

In einer Organisation kann ein Gewerkschaftsgremium geschaffen werden. Daten zu seiner schriftlichen Stellungnahme müssen in den Spalten in der linken Hälfte des Formulars wiedergegeben werden.

Der nächste Schritt besteht darin, die Fahrplannummer sowie das Erstellungsdatum zu notieren. Daneben gibt es auch ein Feld, in dem Sie das Gültigkeitsjahr des Dokuments angeben müssen.

Aufmerksamkeit: Der Urlaubsplan wird vom Firmenchef oder Unternehmer genehmigt. Zu diesem Zweck gibt es auf der rechten Seite spezielle Spalten, in die er seinen vollständigen Namen, seine Unterschrift und seine Position einträgt. Daneben notiert er das Datum, an dem der Zeitplan genehmigt wird.

Das Dokument selbst enthält eine Tabelle, in der zeilenweise Informationen zu Mitarbeiterurlauben eingetragen werden. Die Tabelle wird so ausgefüllt, dass zunächst der Name der Abteilung notiert wird und anschließend eine Liste der darin beschäftigten Mitarbeiter erfolgt.

IN Spalte 1 Sie müssen den Namen der Abteilung eingeben.

IN Spalte 2 Die Bezeichnung der Stelle wird entsprechend den Angaben aus der Besetzungstabelle angegeben.

IN Spalten 3 Und 4 Geben Sie den vollständigen Namen an. Mitarbeiter sowie seine Personalnummer.

Kasten 5 muss die Gesamtzahl der Ruhetage enthalten, die dem Arbeitnehmer in einem bestimmten Jahr gewährt werden.

IN Spalte 6 Es wird das Datum erfasst, an dem der Arbeitnehmer Urlaub nehmen möchte. Und der nächste Spalte 7 Sie müssen den Tag angeben, an dem die Leistung tatsächlich erbracht wurde.

Wenn der Urlaub auf einen anderen Termin verschoben wird, dann Kasten 8 die Einzelheiten des Auftrags, mit dem eine solche Übertragung vereinbart wurde, werden vermerkt. IN Spalte 9 ein neues Urlaubsbeginndatum eingetragen ist.

Kasten 10- ein freier Bereich, in dem Sie Notizen machen können, dass der Urlaub verschoben wurde, der Mitarbeiter aus dem gewährten Urlaub zurückgerufen werden musste oder ähnliche Informationen.

Das vollständig ausgefüllte Dokument muss vom Leiter der Personalabteilung unterzeichnet werden.

Zeitplangenehmigungsverfahren

Schauen wir uns den Ablauf des Genehmigungsverfahrens genauer an:

1. Besteht ein Gewerkschaftsgremium, ist diesem unter Beifügung eines Anschreibens der erstellte Urlaubsplan für das nächste Jahr zur Genehmigung vorzulegen.
2. Das Gewerkschaftsgremium prüft es und muss nach Abschluss dieses Prozesses eine begründete Entscheidung über das eingereichte Dokument treffen.
3. Die Meinung der Gewerkschaft kann sowohl positiv als auch negativ sein. Wenn dieses Gremium mit dem entwickelten Zeitplan nicht einverstanden ist, werden Verhandlungen geführt, in deren Ergebnis eine Einigung der Parteien erzielt werden muss.
4. Der Urlaubsplan für das nächste Jahr wird spätestens zwei Wochen vor Ende des laufenden Jahres, also spätestens am 17. Dezember, genehmigt.
5. Der Urlaubsplan wird genehmigt. Die Genehmigung kann entweder durch Ausstellung oder durch Anbringen eines Sonderstempels auf dem Urlaubsplan selbst erfolgen. Eine komfortablere Art der Eingabe ist das Zusammenstellen einer Bestellung. Da der Text dieser Verordnung die für ihre Umsetzung verantwortlichen Beamten, die Finanzierungsquellen für den Urlaub sowie die Art und Weise angeben kann, wie die Mitarbeiter über den Beginn und das Ende des Urlaubs informiert werden. Da es für die Urlaubsgenehmigung eine Frist gibt, muss die Genehmigungsanordnung zwei Wochen vor Ablauf des laufenden Jahres erfolgen.

Wann werden Änderungen im Zeitplan vorgenommen?

Bestehende Bestimmungen von Rechtsakten sehen die Möglichkeit vor, Änderungen an der zuvor genehmigten Urlaubsplanung vorzunehmen.

Aber jede Partei muss bedenken, dass ein solches Ereignis ein Maß an Notwendigkeit ist. Die Übertragung des Urlaubs kann mit der Verpflichtung des Arbeitgebers verbunden sein, neuen Arbeitnehmern des Unternehmens innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen Urlaub zu gewähren.

Arbeitsrechtliche Normen legen fest, wann Änderungen im Urlaubsplan vorgenommen werden müssen:

• Wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend arbeitsunfähig ist.
• Ein Mitarbeiter der Organisation war im Urlaub an der Erfüllung seiner zivilrechtlichen Pflichten beteiligt, wenn das Gesetz für diesen Fall eine Arbeitsbefreiung vorsieht.

Darüber hinaus sehen bestehende Normen die Verpflichtung des Arbeitgebers vor, auf Antrag des Arbeitnehmers den Urlaub zu verschieben, wenn die Verwaltung ihn nicht zwei Wochen im Voraus über den Beginn dieses Zeitraums informiert hat. Dazu muss ein Mitarbeiter des Unternehmens lediglich einen Antrag mit neuen Terminen für diesen Zeitraum bei der Geschäftsführung einreichen.

Darüber hinaus hat die Unternehmensleitung das Recht, den Urlaub ihres Mitarbeiters zu verschieben, wenn festgestellt wird, dass seine Abwesenheit zu einer Störung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens führen wird. Allerdings muss in diesem Fall der Arbeitnehmer hierzu sein Einverständnis geben.

Verfahren zum Vornehmen von Änderungen am Zeitplan

Änderungen des Zeitplans für die Gewährung des bezahlten Jahresurlaubs können entweder auf Initiative eines Mitarbeiters des Unternehmens oder auf Initiative der Geschäftsleitung erfolgen.

Im ersten Fall müssen Sie Folgendes tun:

• Der Arbeitnehmer erstellt eine Erklärung, in der er den Grund für die Verschiebung seines Urlaubs darlegt.
• Der Antrag wird zur Prüfung bei der Unternehmensleitung eingereicht, die je nach Produktionssituation die Übertragung des Urlaubs erlaubt oder verbietet.
• Ein Antrag mit einer positiven Entscheidung des Direktors wird an die Personalabteilung gesendet, wo ein Auftrag zur Änderung des Urlaubsplans erstellt wird.
• Aufgrund des Antrags wird in der Spalte „Anmerkung“ im Urlaubsplan ein Vermerk über die Versetzung gesetzt – die Eingangsnummer und das Datum des Antrags werden berücksichtigt.

Wenn sich aufgrund von Produktionsanforderungen Änderungen im Zeitplan ergeben, weicht die Vorgehensweise von der oben beschriebenen ab:

• Den Mitarbeiter über den entstandenen Produktionsbedarf informieren und die Möglichkeit einer Urlaubsverschiebung besprechen.
• Einholen der schriftlichen Zustimmung des Arbeitnehmers, dessen Urlaub verschoben wird.
• Das unterschriebene Dokument wird an die Personalabteilung gesendet, damit die zuständige Fachkraft eine Anordnung zur Urlaubsverschiebung vorbereitet.
• Im Urlaubsplan wird in der Spalte „Anmerkung“ eine Markierung angezeigt, die die Einzelheiten der vom Arbeitnehmer erhaltenen Zustimmung zur Versetzung enthält.

Urlaubsplan gemäß Art. 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation ist ein Dokument, das einmal im Jahr ausgeführt und den Arbeitnehmern ausgehändigt werden muss. Laut Gesetz muss die Genehmigung des Zeitplans 2 Wochen vor Beginn des neuen Jahres erfolgen. Die Gewährung von Urlaub ist für jede Organisation eine Verpflichtung,

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Wird der Zeitplan nicht rechtzeitig erstellt, kann das Unternehmen mit Verwaltungshaftung oder Strafen bestraft werden.

So erstellen Sie einen Urlaubsplan richtig

Wenn das Unternehmen groß ist und viele Mitarbeiter beschäftigt, ist es sinnvoll, für jede Abteilung einen separaten Zeitplan zu erstellen. In kleinen Organisationen reicht die Erstellung eines Dokuments völlig aus.

In der Kommunikation des Arbeitgebers mit den Arbeitnehmern werden günstige Ruhezeiten festgelegt. Es ist jedoch wichtig, Produktionsausfälle aufgrund von Personalmangel zu vermeiden, daher muss der Zeitplan rational und korrekt geplant werden.

Die Gesetzgebung der Russischen Föderation sieht die Gewährung von Urlaub nach Belieben unabhängig von der Dienstzeit des Arbeitnehmers vor für:

1. Schwangere und Frauen nach der Geburt, bis das Kind 3 Jahre alt ist.
2. Minderjährige.
3. Mitarbeiter, deren Ehefrauen aufgrund von Schwangerschaft und Geburt beurlaubt sind.
4. Für Teilzeitbeschäftigte ist eine planmäßige Ruhezeit am Hauptarbeitsplatz vorgesehen.
5. Ehegatten von Militärangehörigen haben gemäß Artikel 11 des Bundesgesetzes über den Status von Militärangehörigen das Recht, gleichzeitig mit dem Urlaub des Ehegatten Urlaub zu nehmen.
6. Tschernobyl-Opfer gemäß Art. 14 Gesetz der Russischen Föderation.

Alle anderen Mitarbeiter gemäß Art. 121 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation gehen nach einem Zeitplan in den Urlaub und können im ersten Jahr nach der Beschäftigung nach 6 Monaten in den Urlaub fahren. Der Zeitplan ist in einheitlicher Form erstellt und besteht aus 10 Punkten.

In Absatz 4 ist die Personalnummer des Mitarbeiters angegeben, sofern diese ihm zugeordnet ist. Die Positionen der Mitarbeiter und der Name des Unternehmens werden festgehalten.

Die Spalten 7-10 bleiben leer und werden nach Ablauf des Urlaubs ausgefüllt. Nachdem die Mitarbeiter ihren Urlaub beendet haben, wird das tatsächliche Enddatum des Urlaubs eingegeben.

Bei der Verschiebung von Urlaubsterminen müssen die Spalten 8-9 ausgefüllt werden. Wenn auf Wunsch des Arbeitnehmers selbst eine Anordnung zur Urlaubsverschiebung erstellt wurde, muss die Dateneingabe dem im Antrag angegebenen Datum entsprechen. Kunst. 123 erlaubt die Übertragung des Urlaubs, der Arbeitgeber muss jedoch den Beginn des Urlaubs im Voraus mitteilen, andernfalls wird gegen die Zahlungsbedingungen des Urlaubsgeldes verstoßen; aufgrund der vorzeitigen Abwesenheit des Arbeitnehmers von der Arbeit kann das Unternehmen erhebliche Verluste erleiden .

In der Spalte „Anmerkung“ besteht die Möglichkeit, den Grund für die Nichtgewährung des Urlaubs des Arbeitnehmers sowie eine Verlängerung oder umgekehrt eine Kürzung anzugeben. In manchen Fällen kann der Urlaub die gesetzlich festgelegten 28 Kalendertage überschreiten oder umgekehrt 2 Wochen betragen; der zweite Teil des Urlaubs kann zu jedem anderen gewünschten Zeitpunkt genommen werden, also 2 Mal im Jahr in den Urlaub fahren, aber nur nach vorheriger Absprache mit dem Betriebsleiter.

Es ist möglich, Ergänzungen und andere Details und Spalten zum Zeitplan hinzuzufügen. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer den bevorstehenden Urlaub spätestens 14 Tage vor dessen Beginn laut Stundenplan mitteilen, d. h. bei der Erstellung eines Stundenplans für ein Jahr muss die Genehmigung spätestens am 17. Dezember des laufenden Jahres erfolgen.

Das genehmigte Dokument ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer bindend.

1. Was im Zeitplan enthalten sein muss

Der Zeitplan beinhaltet:

1. Bezahlter Grundurlaub einmal im Jahr.
2. Zusätzlicher bezahlter Urlaub einmal im Jahr.
3. Bisher ungenutzter Urlaub oder ein Teil davon.
4. Urlaub auf nächstes Jahr verschieben.

1. Minderjährige bis 31 Tage alt.
2. Behinderte bis 31 Tage.
3. Für Lehrer bis 42-56 Tage.
4. Für Beamte bis 30-35 Tage.

Jährlichbereitgestellt:

1. Arbeiten in gefährlichen, gefährlichen Industrien.
2. Mit unregelmäßigen Arbeitszeiten.
3. Für Arbeiter im hohen Norden.
4. In anderen Fällen, die in den Gesetzen der Russischen Föderation vorgesehen sind.

Unter Berücksichtigung ihrer finanziellen und produktiven Möglichkeiten haben Arbeitgeber das Recht, ihren Arbeitnehmern selbstständig zusätzlichen Urlaub zu gewähren; das Verfahren für die Gewährung wird im Vertrag oder in der Verordnung festgelegt. Die Meinung der Gewerkschaft oder eines anderen gewählten Gremiums, das in einem bestimmten Unternehmen tätig ist, wird berücksichtigt.

Wenn ein Arbeitnehmer Anspruch auf verlängerten Urlaub von 30 Tagen, bei langer Betriebszugehörigkeit (8 Tage), bei Überstunden (3 Tage) oder bei Arbeit unter schädlichen Bedingungen (7 Tage) hat, werden alle Tage zusammengezählt. Insgesamt hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Ruhezeit von 48 Tagen, was auch im Stundenplan vermerkt ist, und der Arbeitnehmer hat das Recht, den Urlaub in Teile aufzuteilen, wie es heute viele Menschen tun.

Personen, die das Recht haben, jederzeit Urlaub zu nehmen, müssen im Zeitplan angegeben werden. Sie können ihre Entscheidung über die Gewährung von Urlaub im Laufe des Jahres ändern, und der Arbeitgeber kann sie nicht ablehnen, was bedeutet, dass entsprechende Änderungen am Zeitplan vorgenommen werden müssen.

2. Mitarbeiterbefragung

Bei der Erstellung eines Zeitplans ist es wichtig, Mitarbeiter zu befragen. Jeder Mitarbeiter kann seine Präferenz äußern, wann und für wie viele Tage er in den Urlaub fahren möchte. Die Befragung wird vom Personaldienst oder von einem separaten autorisierten Mitarbeiter durchgeführt, der in jeder Abteilung einer großen Organisation verfügbar ist.

Der Filialleiter oder die Personalabteilung können Mitarbeiter befragen. Nach der Befragung wird in jeder Abteilung ein vorläufiger Urlaubsplan erstellt, anschließend werden alle Zeitpläne jeder Abteilung an die Personalabteilung übermittelt und dort unter Berücksichtigung des gesamten Produktionsprozesses angepasst.

Das Dokument muss mit den Mitarbeitern, dem Chef und dem Abteilungsleiter abgestimmt werden. Das Ergebnis ist die Erstellung eines einzigen Dokuments für die gesamte Organisation oder dessen Fragmentierung in Dienste, Abteilungen und Abteilungen.

3. Wenn für das letzte Jahr noch Tage übrig sind

Es kommt häufig vor, dass der Arbeitnehmer ungenutzte Urlaubstage für das vorangegangene und sogar das Vorjahr behält. Nach dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist es jedoch verboten, länger als 24 Monate ohne Urlaub zu arbeiten. Liegen ungenutzte Urlaubstage für Vorjahre vor, so wird der Urlaub zunächst für das laufende Jahr gewährt, dann für die Urlaubstage der Vorjahre.

Sie können jederzeit auf Antrag des Arbeitnehmers, jedoch nach vorheriger Absprache mit seinem Arbeitgeber, in Anspruch genommen werden. Nicht genutzte Tage werden ebenfalls im Zeitplan erfasst. Wenn die Tage nicht im Zeitplan erfasst sind, kann der Arbeitnehmer sie einfach verlieren, das Recht nicht ausüben, sondern sie im Einvernehmen mit dem Unternehmensleiter wiederherstellen. Nicht genutzte Tage können nicht sofort, sondern abschnittsweise über das ganze Jahr verteilt in Anspruch genommen werden.

Formular T-7

Das T-7-Format wurde durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 genehmigt. Bis 2013 war das Löschen einiger Spalten in einem Dokument verboten. Heutzutage ist die Form der Dokumentenentwicklung unabhängig zulässig, die Details müssen jedoch gemäß der primären Buchhaltungsdokumentation vollständig wiedergegeben werden.

Das einheitliche Formular ist einfacher und bequemer zu verwenden. Viele Unternehmen nutzen es noch heute. Das T-7-Format wird jährlich vom Direktor des Unternehmens (Unternehmens) durch Anbringen der Unterschriften aller Abteilungsleiter und des Personalleiters genehmigt.

Urlaubsplan und Gewerkschaft

Zuvor wurde die Urlaubsplanung mit der Gewerkschaft vereinbart. Nach dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation ist diese Genehmigung heute nicht erforderlich. Verfügt das Unternehmen über kein Gewerkschaftsgremium, wird dessen Fehlen in der Vorlage angegeben. Auch bei der Gestaltung eines Zeitplans muss dieser vor der Genehmigung durch den Manager mit der Gewerkschaft vereinbart werden.

Das Projekt wird zunächst dem Leiter der Personalabteilung zur Unterschrift vorgelegt, dann dem Leiter der Abteilung und erst danach der Gewerkschaft zur Prüfung. Darüber hinaus wird der Zeitplan nach Vereinbarung mit der Gewerkschaft vom Unternehmensleiter unterzeichnet, tritt in Kraft und kann von den Mitarbeitern nicht mehr angefochten werden.

So übertragen Sie Urlaub an einen Mitarbeiter

Aus persönlichen Gründen oder im Falle einer Produktionsnotwendigkeit ist es häufig erforderlich, den Urlaub des Mitarbeiters zu verschieben. Dazu müssen Sie eine Erklärung verfassen und diese Ihrem Vorgesetzten vorlegen. Wenn die Versetzung dem gesamten Unternehmen keinen Schaden zufügt und sich nicht negativ auf die Arbeitsproduktivität auswirkt, kann die Versetzung durchaus auf Anordnung des Geschäftsführers erfolgen.

In diesem Fall werden im Stundenplan in den Spalten 7-9 Notizen gemacht, aus denen der Grund für die Absage des Urlaubs zum geplanten Zeitpunkt hervorgeht. In der Spalte 10 „Anmerkung“ wird nach der Verschiebung des Urlaubs ein neuer Termin eingetragen.

Fehler und Beispiele bei der Erstellung eines Zeitplans

Wenn der Zeitplan falsch und fehlerhaft erstellt wird, führt dies letztendlich zu:

1. Schwierigkeiten, eine Person zu finden oder zu ersetzen, die in den Urlaub gefahren ist.
2. Probleme bei der Berechnung des Urlaubsgeldes.
3. Störung des Produktionsprozesses.

Bei Verstößen gegen die Fristen für die Vertragserstellung drohen dem Unternehmen bei juristischen Personen Strafen von bis zu 5.000 Rubel. Personen - 30-50.000 Rubel, außerdem Aussetzung des Unternehmens für einen Zeitraum von bis zu 3 Monaten.

Die Erstellung eines Zeitplans gilt als fehlerhaft, wenn:

1. Die Fristen für die Erstellung des Dokuments wurden verletzt.
2. Das Recht auf freie Ruhezeiten wird bestimmten Kategorien von Arbeitnehmern gesetzlich nicht gewährt.
3. Die Wünsche der Mitarbeiter wurden ignoriert, der Urlaubstermin entsprach nicht ihren Wünschen.
4. In der Grafik werden tatsächlich Erwerbstätige als Teilzeitbeschäftigte bezeichnet.
5. Die im Dokument angegebenen Urlaubstermine stimmen nicht mit dem tatsächlichen Urlaubsdatum des Arbeitnehmers überein.
6. Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters wird im Änderungsbericht nicht erfasst.

Es gibt mehrere Hauptregeln für die Erstellung eines Dokuments:

1. Es ist nicht möglich, dass der Leiter und der Stellvertreter einer Abteilung derselben Einheit gleichzeitig Urlaub machen.
2. Es ist nicht möglich, dass viele Mitarbeiter auf einmal gehen, die Einheit muss ständig funktionieren.
3. Fachkräfte einzelner Fachrichtungen können nicht alle gleichzeitig in den Urlaub fahren.
4. Es ist besser, arbeitslose Tage in Teile aufzuteilen, als dem Arbeitnehmer alle Tage auf einmal zur Verfügung zu stellen.
5. Die Urlaubsverteilung muss korrekt sein, ohne den Arbeitsablauf zu beeinträchtigen.
6. Für Mitarbeiter ist es besser, vorab eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen und deren Meinung bei der Erstellung eines Zeitplans zu berücksichtigen, als das Dokument später noch einmal zu überarbeiten und damit Zeit und Nerven zu verschwenden.

Beispiel-Urlaubsplan

Jede juristische Person muss einen Urlaubsplan einhalten. Gesicht. In Ermangelung dessen erlegen die Arbeitsinspektoren dem Unternehmen eine Verwaltungshaftung auf. Es ist wichtig, einen Zeitplan richtig zu erstellen, damit die Arbeit des Unternehmens reibungslos und unterbrechungsfrei verläuft.

Bei der Erstellung des Dokuments ist es wichtig, die Austauschbarkeit der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Der Zeitplan wird von den zuständigen Behörden, insbesondere der Personalabteilung, erstellt, die in der Lage sind, verantwortungsvoll und kompetent an die Erstellung des Dokuments heranzugehen und dabei alle Wünsche und Rechte der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Der Urlaubsplan ist ein sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer verbindliches Dokument. Die Genehmigung erfolgt spätestens zwei Wochen vor Beginn des Jahres, für das dieser Zeitplan erstellt wird (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation), d. h. spätestens am 17. Dezember. Der Urlaubsplan für 2021 musste bis spätestens 17. Dezember 2020 genehmigt werden.

Urlaubsplan: So erstellen Sie ihn richtig

Einige Buchhalter fragen sich: Wie erstellt man einen Urlaubsplan? Tatsächlich sollte die Erstellung dieses Dokuments keine besonderen Schwierigkeiten bereiten. Bei der Erstellung eines Urlaubsplans müssen Sie jedoch einige Nuancen berücksichtigen.

Urlaubsplan: Anmelderegeln und Änderungen

Bei der Urlaubsplanung für das nächste Kalenderjahr ist es sinnvoll, zunächst die Urlaubszeit der anspruchsberechtigten Arbeitnehmer zu einem für sie passenden Zeitpunkt zu vereinbaren.

• Ehemänner, deren Ehefrauen sich im Mutterschaftsurlaub befinden (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• Teilzeitbeschäftigte. Tatsache ist, dass dieser Kategorie von Arbeitnehmern gleichzeitig mit dem Urlaub an ihrem Hauptarbeitsplatz Urlaub gewährt werden muss (Artikel 286 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• minderjährige Arbeitnehmer (Artikel 267 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);
• Ehrenspender Russlands (Absatz 1, Absatz 1, Artikel 23 des Bundesgesetzes vom 20. Juli 2012 N 125-FZ);
• Ehepartner von Militärangehörigen, die gleichzeitig mit ihrem Ehepartner einen Urlaub planen (Artikel 11 Absatz 11 des Bundesgesetzes vom 27. Mai 1998 N 76-FZ);
• Opfer von Tschernobyl (Artikel 14 Absatz 5 des Gesetzes der Russischen Föderation vom 15. Mai 1991 N 1244-1).

Es ist besser, von solchen Mitarbeitern Erklärungen einzuholen, in denen sie ihre Wünsche bezüglich der Urlaubstermine angeben. Diese Aussagen bestätigen, dass Sie diesen Mitarbeitern tatsächlich Urlaub zu einem für sie passenden Zeitpunkt gewährt haben. Es ist jedoch zu bedenken, dass der Arbeitnehmer später seine Meinung ändern und die gewünschte Urlaubszeit ändern kann. Auch in diesem Fall ist es sinnvoll, eine entsprechende Stellungnahme des Arbeitnehmers einzuholen.

Was Sie in Ihren Urlaubsplan einbauen sollten

Unsere Tabelle hilft Ihnen zu verstehen, wie der Urlaubsplan erstellt wird und was sich darin widerspiegelt:

Was in Grafiken dargestellt werden soll	Ein Kommentar
Eine Liste der Mitarbeiter	Der Dienstplan spiegelt absolut alle Mitarbeiter wider, mit denen ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wurde.
Anzahl der Urlaubstage	Angegeben ist die Anzahl der Urlaubstage, auf die ein bestimmter Arbeitnehmer Anspruch hat. Am besten geben Sie alle Urlaubstage an, die dem Mitarbeiter zustehen. Dazu werden die Tage (Tage des Jahres, für das der Urlaubsplan erstellt wird, und nicht abgezogene Tage der Vorjahre) und Tage, die dem Arbeitnehmer gemäß Gesetz und/oder auf der Grundlage von a zugeteilt wurden, zusammengerechnet Tarifvertrag/örtliche Regelung (Artikel 120 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).
Voraussichtlicher Urlaubsbeginn	Hier können Sie entweder ein bestimmtes Datum oder einfach den Monat angeben, in dem der Mitarbeiter in den Urlaub geht. Wenn jedoch nur der Monat angegeben wird, muss der Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag mit Angabe eines bestimmten Datums stellen. Wenn das Datum zunächst im Urlaubsplan angegeben ist und der Arbeitnehmer strikt nach dem Zeitplan in den Urlaub fährt, muss eine solche Erklärung nicht verfasst werden. Wenn in Ihrem Stundenplan übrigens nur ein Monat Urlaub vermerkt ist, dann empfehlen wir Ihnen, im örtlichen Ordnungsgesetz (LNA) festzulegen, dass der Arbeitnehmer spätestens zwei Wochen vorher einen Urlaubsantrag unter Angabe eines konkreten Beginntermins stellen muss Urlaub machen. Dies ist erstens notwendig, damit der Arbeitgeber Zeit hat, den Arbeitnehmer über den bevorstehenden Urlaub zu informieren (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Und zweitens, damit die Buchhaltung Zeit hat, das Urlaubsgeld rechtzeitig zu berechnen und auszuzahlen (Artikel 136 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).
Möglichkeit, den Urlaub in Teile aufzuteilen	Der Zeitplan kann durch eine entsprechende Spalte ergänzt werden, in der die Mitarbeiter unterschreiben und ihr Einverständnis zum Teilurlaub geben. Es ist wichtig zu bedenken, dass mindestens ein Teil des Urlaubs mindestens 14 Kalendertage betragen muss (Artikel 125 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Urlaubsplan:

Der Arbeitgeber hat das Recht, eine eigene Form des Urlaubsplans zu entwickeln. Dieses Formular ist als Anlage zur Rechnungslegungsrichtlinie beizufügen. Oder Sie können das einheitliche Formular T-7 „Urlaubsplan“ verwenden (genehmigt durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 N 1).

Urlaubsplan: Formular

Wenn Sie sich dennoch dazu entschließen, kein eigenes Urlaubsplanformular zu entwickeln, können Sie das einheitliche Urlaubsplanformular herunterladen.

Bestellung im Urlaubsplan: Muster

Es ist nicht erforderlich, eine Anordnung zur Genehmigung des Urlaubsplans als separates Dokument zu erteilen. Schließlich wird die Unterschrift des Leiters der Organisation/des Einzelunternehmers, der den Urlaubsplan für das nächste Jahr genehmigt, auf den Zeitplan selbst gesetzt.

Zwar kann ein Arbeitgeber beispielsweise eine Anordnung erlassen, die Abteilungsleiter dazu verpflichtet, Daten über den Urlaub der ihnen unterstellten Mitarbeiter zu sammeln und zu übermitteln, um einen einheitlichen Urlaubsplan zu erstellen.

Genehmigung des Urlaubsplans

Der Urlaubsplan wird vom Leiter der Organisation oder dem einzelnen Unternehmer genehmigt. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber, wenn es eine Gewerkschaft gibt, deren Meinung bei der Genehmigung des Urlaubsplans für das nächste Jahr berücksichtigen (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Nachdem der Urlaubsplan vom Vorgesetzten genehmigt wurde, müssen die Mitarbeiter mit diesem Zeitplan vertraut gemacht werden. Andernfalls ist dieses Dokument für sie nicht bindend (Artikel 22, 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Es ist besser, die Mitarbeiter gegen Unterschrift mit dem Urlaubsplan vertraut zu machen. Hierzu kann der Terminplan um die Spalte „Ich habe den Terminplan gelesen (Datum, Unterschrift)“ ergänzt werden.

Beispiel-Urlaubsplan für 2020

Bei der Vorbereitung Ihres Urlaubsplans können Sie unseren nutzen.

Änderungen am Urlaubsplan vornehmen

Ein Arbeitgeber kann nicht alle möglichen Personalbewegungen ein Jahr im Voraus vorhersagen. Zum Beispiel die Entlassung von Mitarbeitern, die Verschiebung des Urlaubs oder dessen Abberufung. Daher sind verschiedene Änderungen am Urlaubsplan unumgänglich.

Wo spiegeln sich Änderungen im Urlaubsplan wider?

Um Änderungen widerzuspiegeln, werden die Spalten 7-10 des einheitlichen Urlaubsplanformulars (Formular T-7) verwendet:

• Spalte 7 gibt das tatsächliche Datum an, an dem der Mitarbeiter in den Urlaub ging;
• In Spalte 8 ist das Dokument angegeben, auf dessen Grundlage der geplante Urlaubsantrittstermin verschoben wurde. Ein solches Dokument kann beispielsweise ein vom Vorgesetzten bestätigter Antrag eines Arbeitnehmers mit der Bitte um Urlaubsverschiebung sein (Artikel 124 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• In Spalte 9 müssen Sie das voraussichtliche Urlaubsdatum angeben. Wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer beschließt, seinen Urlaub auf den Zeitraum zu verschieben, in dem sich seine Frau im Mutterschaftsurlaub befindet;
• In Spalte 10 sind verschiedene Anmerkungen enthalten.

Übrigens ist es sinnvoll, den Urlaubsplan um die Spalte „Ich habe die Änderungen gelesen“ zu ergänzen, in die die Mitarbeiter nach Anpassungen dieses Dokuments unterschreiben. Darüber hinaus ist es besser, die Frist für die Einreichung eines Antrags auf Urlaubsverschiebung im LNA einzutragen. Auch hier gilt, dass die Buchhaltung das Urlaubsgeld fristgerecht berechnen und an den Mitarbeiter auszahlen kann.

Ergänzungen zum Urlaubsplan vornehmen

Es kommt vor, dass nach Genehmigung des Urlaubsplans für das nächste Jahr neue Mitarbeiter eingestellt werden. Was tun mit dem Zeitplan in dieser Situation? Das Arbeitsgesetzbuch verpflichtet den Arbeitgeber nicht, Ergänzungen zum bereits genehmigten Urlaubsplan vorzunehmen. Diese. Neu eingestellten Mitarbeitern kann Urlaub nur auf Antrag gewährt werden.

Zwar verbietet niemand, den genehmigten Urlaubsplan mit Urlaubsinformationen für neue Mitarbeiter zu ergänzen. Dies kann durch die Genehmigung eines zusätzlichen Urlaubsplans erfolgen, der Informationen zum geplanten Urlaubsbeginndatum nur für neue Mitarbeiter enthält.

Wie lange sollten Sie Ihren Urlaubsplan einhalten?

Sie müssen dieses Dokument ein Jahr lang aufbewahren (Absatz 693 der Liste, genehmigt durch Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 25. August 2010 N 558).

Verantwortung für das Fehlen eines Urlaubsplans

Das Fehlen eines Urlaubsplans droht dem Arbeitgeber mit einer Geldstrafe in Höhe von (Artikel 5.27 Teil 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation):

• ab 30.000 Rubel. bis zu 50.000 Rubel. für die Organisation selbst ab 1000 Rubel. bis zu 5000 Rubel. - für seine Beamten;
• ab 1000 Rubel. bis zu 5000 Rubel. für Einzelunternehmer.

Urlaub auf dem Stundenzettel

Der spezifische Urlaubscode im Arbeitszeitblatt (Formular Nr. T-12 oder Formular Nr. T-13, genehmigt durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 Nr. 1) wird je nach angegeben Art des Urlaubs:

Art des Urlaubs	Buchstabencode	Numerischer Code
Jährlicher bezahlter Grundurlaub	AUS	09
Jährlicher zusätzlicher bezahlter Urlaub	OD	10
Unbezahlter Urlaub, der einem Arbeitnehmer mit Genehmigung des Arbeitgebers gewährt wird	VOR	16
Unbezahlter Urlaub, den der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auf Antrag kraft Gesetzes gewähren muss	OZ	17
Zusätzlicher unbezahlter Jahresurlaub (z. B. tarifvertraglich vorgesehen)	DB	18
Mutterschaftsurlaub/Adoptionsurlaub	R	14
Elternzeit bis zur Vollendung des dritten Lebensjahres des Kindes	Kühlmittel	15
Bezahlter Studienurlaub	U	11
Unbezahlter Studienurlaub	UD	13

Der Stundenzettel ist entweder mit einem alphabetischen oder einem numerischen Code gekennzeichnet – Sie müssen nicht beide Codes angeben.

Urlaub auf dem Stundenzettel: Muster

Schauen wir uns ein Beispiel an, wie sich Urlaub in einer Arbeitszeittabelle widerspiegelt.

Beispiel. Arbeiter Petrova E.F. Ab dem 8. April 2019 wurde ein bezahlter Jahresgrundurlaub für 7 Kalendertage gewährt. Auf Seite 2 der Arbeitszeittabelle im Formular T-12 für die erste Monatshälfte* sehen die Einträge für diesen Mitarbeiter wie folgt aus:

1 2 3 5 6 48

Nummer in Ordnung	Nachname, Initialen, Position (Fachgebiet, Beruf)	Personal Nummer	Hinweise zur An- und Abwesenheit vom Arbeitsplatz pro Tag im Monat
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Insgesamt wurde in der ersten Monatshälfte gearbeitet
4
1	Petrova Elena Fedorovna, Buchhalterin	054	ICH	ICH	ICH	ICH	ICH	IN	IN	AUS	AUS	AUS	AUS	AUS	AUS	AUS	ICH
			8	8	8	8	8										8

Die Nuancen der Urlaubsdarstellung im Stundenzettel

Wenn es um die Angabe von Urlaubstagen auf dem Stundenzettel geht, ist Folgendes zu beachten:

• arbeitsfreie Feiertage, die in die Urlaubszeit fallen, werden mit dem Buchstabencode „B“ oder dem digitalen Code „26“ gekennzeichnet. Schließlich werden solche Tage nicht in die Anzahl der Kalenderurlaubstage einbezogen (Artikel 120 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• Erkrankt ein Mitarbeiter während des Urlaubs, kann es sein, dass Korrekturen im Stundenzettel vorgenommen werden müssen. Zum Beispiel in einer Situation, in der ein Mitarbeiter seinen Urlaub wegen Krankheitstagen nicht verlängert, sondern beschlossen hat.

Für 2019, um Beschwerden und Bußgelder vom staatlichen Arbeitsinspektor zu vermeiden? In dem Artikel bieten wir Ihnen eine praktische Anleitung zur korrekten Erstellung eines Urlaubsplans, ein Musterformular für 2019 und den Download eines standardisierten Dokumentenformulars.

Urlaubsplan: Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation zu zwingenden Anforderungen

Fragen der Gewährung bestimmter Urlaubsarten für Arbeitnehmer werden in den Normen von Kapitel 19 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation behandelt.

Den Arbeitnehmern werden Grund- und Zusatzurlaub nach dem Urlaubsplan gewährt, dessen Aufrechterhaltung dem Arbeitgeber durch die Normen der Kunst auferlegt wird. 123 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Gemäß den Bestimmungen dieses Artikels:

das Vorhandensein eines Zeitplans ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer verpflichtend;

die Aufstellung des Stundenplans für das nächste Arbeitsjahr erfolgt spätestens zwei Wochen vor Ende des laufenden Jahres;

Der Zeitplan wird unter Berücksichtigung der Wünsche und in Absprache mit den Mitarbeitern und der Gewerkschaft (falls vorhanden) erstellt.

Fehlt ein Zeitplan, droht dem Arbeitgeber ein Bußgeld gemäß Art. 5.27 Ordnungswidrigkeitengesetz der Russischen Föderation: 1-5.000 Rubel. für Einzelunternehmer und Beamte 30-50.000 Rubel. für juristische Personen.