Офис менеджер что за профессия. Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря. Что указывать в резюме

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, - это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Обязанности администратора офиса

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

Подбор и расстановка специалистов.
Планирование стратегии и тактики в работе.
Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.

Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.

Внутренний контроль

Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
Соблюдение специфических норм общения в компании.
Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Секретарь и его обязанности

Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.

Сотрудничество и интеграция

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие - только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Менеджер в структуре управления

Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Инструкция специалиста

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.

Карьерная лестница

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит , налаживание коммуникативных связей.

Работники путают секретаря организации с должностью офис-менеджера, ошибочно полагая, что это одна и та же профессия. В реальности круг должностных обязанностей у менеджера гораздо шире привычного секретаря, он сочетает в себе некоторые функции завхоза, секретаря, менеджера по набору персонала и многое другое. Каждый ли сотрудник станет преуспевающим офис-менеджером? Какими личностными качествами он должен обладать?

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.

Офис-менеджер - сотрудник, обеспечивающий текущую работу организации или ее подразделения с документами, посетителями, различной информацией. От того, насколько эффективно организовано делопроизводство, во многом зависит результативность работы любой организации. Ведь документы должны быть в порядке, приказы руководства надлежащим образом оформлены и доведены до исполнителей, поступающая информация осмыслена и принята к сведению, а посетители своевременно приняты. Неорганизованность в этой сфере может свести на нет усилия всех других сотрудников. Поэтому не будет преувеличением сказать, что офис-менеджер - одна из ключевых фигур в любой конторе. Именно он отвечает за делопроизводство, ведение документации. Одним словом, современный офис-менеджер - настоящий хозяин офиса.

Чтобы работать в должности офис-менеджера, достаточно иметь высшее или среднеспециальное образование (в зависимости от требований и уровня компании), можно окончить специализированные курсы по знанию ПК, программы 1С. Желательно изучить литературу по деловому этикету.

Что должен знать
В принципе, жестких требований к образованию профессия не предъявляет, освоить ее можно и на специальных курсах. Однако работодатели чаще всего отдают предпочтение тем, кто имеет высшее образование (важнее даже не специальность, а сам факт его наличия). Важно уметь пользоваться компьютером и другой оргтехникой - факсом, мультимедиапроектором и т. д., быстро находить и систематизировать информацию. Чаще всего работодатели требуют, чтобы эти специалисты хорошо владели хотя бы одним иностранным языком. Желательны базовые знания в области экономики, юриспруденции, психологии. Могут быть востребованы и специальные знания, касающиеся тех областей, в которых организация ведет свою деятельность.

Личные качества

общительность;
доброжелательность;
умение ладить с людьми;
организованность;
четкость;
пунктуальность;
хорошая оперативная память;
способность к концентрации и распределению внимания;
высокий уровень культуры;
грамотная устная и письменная речь.

Обязанности

курирование работы всего офиса;
координация работы всех офисных служб (секретарей, курьеров, администраторов, водителей, технических работников и т. д.);
ведение деловой переписки;
распределение звонков;
встреча посетителей;
административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса;
работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С;
подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов;
ведение делопроизводства, подготовка различных отчетов;
ведение офисных расходов, платежного документооборота;
организация праздников и других корпоративных мероприятий;
обеспечение чистоты и порядка в офисе;
анализ деятельности поставщиков - это требование действует не во всех компаниях;
ведение отчетности по отпускам, отгулам и сверхурочным часам - требование не для всех компаний;
оформление виз, приглашений, регистраций для иностранных сотрудников - это требование чаще предъявляются в крупных компаниях, особенно в строительных и страховых;
ведение деловой корреспонденции на иностранном языке - это требование иностранных или крупных компаний;
обязанности переводчика - такое требование предъявляется, как правило, в западных компаниях.

Уровень оплаты труда офис-менеджера, как и любого другого специалиста, зависит не только от его профессиональных качеств, но и от ряда других факторов, в том числе размера компании, специфики ее деятельности, а также объема выполняемых работником функций. Если офис-менеджер выполняет только свои основные обязанности - «хозяина офиса», то, имея высшее образование и при опыте работы от 2 лет, он может рассчитывать на зарплату от 50 000 до 60 000 тенге . Если в дополнение к своим офис-менеджеру вменяются еще и функции ресепшн, то уровень оплаты его труда варьируется в пределах 70 000 тенге . Ну а когда к этому списку прибавляются еще работа с первичной бухгалтерской документацией в программе 1С, подготовка накладных, счетов-фактур, списание материалов, ведение документооборота, делопроизводства, то сумма вознаграждения возрастает до 100 000 тенге . Все эти данные характерны для отечественных компаний, в иностранных же, где к офис-менеджеру выдвигаются особенные требования, например знание китайского языка, техники (не оргтехники!), наличие автомобиля, соответственно уровень оплаты выше - от 120 000 тенге . Интересен тот факт, что при таких же требованиях мужчина - офис-менеджер будет получать от 150 000 тенге .

Языком цифр

Возрастной диапазон - 23-35 лет.

Офис-менеджеры - представительницы слабого пола - 99 %.

Высшее образование имеют - 68 %, неполное высшее - 20 %, среднеспециальное - 10 %, курсы - 2 %.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы профессии:

высокий спрос на рынке труда;
навыки административно-хозяйственной деятельности;
опыт работы с документами;
возможность улучшить коммуникативные навыки.

Минусы профессии:

утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;
отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей;
некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Противопоказания

Работать офис-менеджером противопоказано людям, имеющим расстройства нервно-психические, бинокулярного зрения, слуха, речи, координации движений, нарушение цветоразличения, дрожание рук.

Перспективы

Во-первых, успешный офис-менеджер - это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина. Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора) - при соответственном дообучении, естественно. В-третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности. В-четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например руководителем отдела снабжения. И в-пятых, что хочется особенно подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2019 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и « » как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам. Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности. В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

в Москве – 15-22 тыс. рублей;
в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

Знать порядок заключения и расторжения договоров;
Владеть основами оформления офисной документации;
Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
Обладать навыками скоростного набора текста;
Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
Отслеживать и вести учет входящих звонков;
Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
Соблюдать положения должностной инструкции;
Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
, вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
Нарушение правил пожарной безопасности;
Несоблюдение техники безопасности;
Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.