Табель відпустки зразок заповнення. Як скласти графік відпусток? Чи є графік відпусток обов'язковим документом

1. Кому і навіщо потрібно складати графік відпусток.

2. Як підготувати графік відпусток, та які відомості у ньому відобразити.

3. Що робити, якщо фактичні відпустки не збігаються із запланованими у графіку.

Про те, що щорічна оплачувана відпустка – незаперечне право працівника, передбачене Трудовим кодексом, знають усі. А ось про те, що надання такої відпустки – обов'язок роботодавця, причому не залежить від бажання самого працівника, нерідко забувають. Справді, часто зустрічається ситуація, коли співробітники з якихось причин не горять бажанням відгулювати свої законні відпустки, а роботодавці не надають цьому особливого значення. Однак Трудовий кодекс з цього приводу суворий: «забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом двох років поспіль» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Як же роботодавцю «змусити» своїх працівників використати належні їм відпустки, щоб виконати вимоги трудового законодавства? Відповідь проста: оскільки відповідальність за своєчасне надання відпусток працівникам лежить на роботодавцеві, він же повинен подбати про інформування працівників про кількість призначених їм днів відпустки, а також про те, щоб ці дні були використані. Для цього ідеально підходить графік відпусток. Для чого ще потрібен графік відпусток і як його скласти, читайте далі у статті.

Для чого потрібний графік відпусток

Відповідно до ТК РФ, основне призначення графіка відпусток - встановлення черговості надання щорічних оплачуваних відпусток співробітникам. У цьому графік відпусток, затверджений роботодавцем, є обов'язковим до виконання як самого роботодавця, так працівників (год. 2 ст. 123 ТК РФ).

! Зверніть увагу:Складання графіка відпусток є обов'язковим для всіх роботодавців-юридичних осіб, незалежно від чисельності працівників. Відсутність графіка відпусток є адміністративним правопорушенням, За вчинення якого передбачені такі заходи відповідальності (ст. 5.27 КпАП РФ):

для посадових осіб - штраф від 1000 до 5000 руб.;
для юридичних осіб - штраф від 30 000 до 50 000 руб. або зупинення діяльності на строк до 90 діб.

Слід зазначити, що роботодавці-ІП мають право обходитися без графіка відпусток, визначаючи порядок надання щорічних оплачуваних відпусток за згодою з працівниками (ст. 305 ТК РФ, Лист Роструда від 20.12.2011 № 3683-6-1). Однак і підприємцям не зайвим буде скласти графік відпусток, оскільки вони також несуть відповідальність за те, щоб їхні працівники використали відпустки своєчасно та у передбаченому законодавством обсязі.

Отже, навіщо необхідно складати графік відпусток – позначимо основні напрями застосування цього документа:

щоб роботодавець не «забув» надати належні щорічні відпустки співробітникам, а працівники не «забули» їх використати;
щоб встановити оптимальну черговість відпусток з урахуванням взаємозамінності окремих співробітників, особливостей виробничого процесу (сезонність) тощо;
щоб використовувати інформацію, що міститься у графіку, про кількість запланованих на наступний рік днях відпустки співробітників для формування та ;
а також для інших цілей, які визначаються самим роботодавцем.

Порядок складання графіка відпусток

Графік відпусток складається на календарний рік, у своїй затвердити його потрібно пізніше, як по два тижні на початок чергового року (ст. 123 ТК РФ). Наприклад, графік на 2016 рік потрібно затвердити до 17.12.2015. Однак, перш ніж затвердити графік відпусток, його необхідно скласти. Розглянемо, які етапи включає процес підготовки графіка відпусток.

1. Затвердження форми графіка відпусток

2. Затвердження процедури складання та погодження графіка відпусток

Залежно від чисельності працівників, кількості структурних підрозділів та інших факторів процес підготовки та узгодження графіка відпусток усієї організації може бути досить тривалим. Тому порядок його підготовки необхідно закріпити в одному з таких документів:

у локальному нормативному акті (правилах внутрішнього трудового розпорядку чи колективному договорі);
у окремому наказі.

У документі, який регулює порядок підготовки графіка відпусток, доцільно відобразити, зокрема, такі відомості:

особа, відповідальна за підготовку графіка відпусток;
коло осіб, відповідальних за надання відомостей про плановані дати відпусток співробітників (наприклад, керівники підрозділів);
терміни надання відомостей про заплановані відпустки, терміни погодження дат відпусток, строк подання графіка на підпис керівнику.

3. Включення відпусток у графік

У графік повинні включатися такі відпустки, які покладено співробітникам:

щорічна основна оплачувана відпустка. Тривалість щорічної основної оплачуваної відпустки, зазвичай, становить 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). Однак слід мати на увазі, що деяким категоріям працівників належить подовжена відпустка (працівники до 18 років, інваліди, педагогічні працівники, держслужбовці);
щорічна додаткова оплачувана відпустка. Така відпустка повинна надаватися, наприклад, працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці, працівникам з ненормованим робочим днем, що працюють у районах Крайньої Півночі та в інших випадках, передбачених законодавством (ст. 116 ТК РФ).
відпустка, не використана працівником у поточному році та перенесена на наступний рік.

Таким чином, у графіку відпусток необхідно запланувати по кожному співробітнику загальну кількість належних йому днів щорічної відпустки (основної та додаткової), включаючи залишок невикористаної на кінець року відпустки.

! Зверніть увагу:Графік відпусток складається щодо всіх працівників: як зайнятих за основним місцем роботи, так і сумісників. Особи, які трудяться за цивільно-правовим договором, до графіка не включаються, оскільки щорічна оплачувана відпустка їм не належить. У графіку відпусток не відображаються адміністративні відпустки (без збереження заробітної плати), відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, по догляду за дитиною.

4. Розрахунок днів відпустки, що підлягають включенню до графіка

Для того, щоб визначити, скільки днів відпустки слід запланувати у графіку на наступний рік по кожному співробітнику, необхідно:

Визначити дату закінчення робочого року співробітника, тобто дату, коли закінчується черговий рік з дня надходження на роботу. Наприклад, якщо співробітник прийнято 24 червня 2014 року, то такою датою буде 23 червня кожного наступного року.
Включити у графік відпустки співробітника в такий спосіб, щоб за станом дату закінчення «робочого року» в нього залишилося невикористаних відпусток (цього вимагає ст. 122 ТК РФ). При цьому надавати відпустки «авансом», тобто за невідпрацьований час трудовим законодавством не забороняється. Головне – щоб за кожен відпрацьований рік працівник використав не менше днів відпустки, ніж йому належить.

приклад.

Менеджер Савіна О.Ю. прийнято на роботу 24 червня 2014 року. У графіку відпусток на 2015 рік має бути запланована її відпустка за робочий рік з 24.06.2014 по 23.06.2015 у кількості невикористаних днів відпустки на 31.12.2014. Ця відпустка має бути використана за графіком до 23.06.2014. Відпустка за наступний робочий рік з 24.06.2015 по 23.06.2016 може бути включена як до графіка відпусток на 2015 рік, так і до графіка на 2016 рік (або і в той, і в інший частинами).

! Зверніть увагу:При розподілі щорічної відпустки (відпустки, покладеного за робочий рік) співробітника на частини необхідно (ст. 125 ТК РФ):

згоду працівника (наприклад, у формі заяви);
щоб хоча б одна з частин цієї відпустки була не менше ніж 14 календарних днів.

5. Облік побажань працівників

Черговість відпусток у графіку визначає та затверджує роботодавець(Ст. 123 ТК РФ). У цьому може (але з зобов'язаний) врахувати побажання працівників. Тобто роботодавець має право на власний розсуд розподілити відпустки співробітників з урахуванням потреб виробничого процесу чи характеру діяльності (сезонності). Наприклад, якщо зимовий період — «не сезон» для продукції (робіт, послуг), то роботодавець може запланувати відпустки співробітників саме на цей період. Однак для того, щоб виключити конфлікти та розбіжності з працівниками, всі подібні особливості надання відпусток краще передбачити у локальному нормативному акті (положенні про внутрішній трудовий розпорядок чи колективний договір).

У більшості випадків роботодавці йдуть назустріч своїм співробітникам та по можливості враховують їх побажання до дат майбутньої відпустки. Зробити це можна різними способами, наприклад:

зібравши з працівників заяви про включення відпустки до графіка;
склавши опитувальний лист про заплановані відпустки на наступний рік.

! Зверніть увагу:деяким працівникам щорічний оплачуваний відпустка має бути надана за їх бажанням у будь-який зручний для них час(Ч. 4 ст. 123 ТК РФ). До таких працівників належать, наприклад:

неповнолітні віком до 18 років (ст. 267 ТК РФ);
сумісники (відпустка надається одночасно з відпусткою з основної роботи) (ст. 286 ТК РФ);
працівники, подружжя яких є військовослужбовцями (відпустка надається одночасно з відпусткою чоловіка) (п. 11 ст. 11 Федерального закону від 27.05.1998 N 76-ФЗ «Про статус військовослужбовців»);
жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після неї, а також після закінчення відпустки по догляду за дитиною (ст. 260 ТК РФ);
працівники, дружини яких перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ).

При складанні графіка відпусток відомості про заплановану відпустку насамперед запитуються у таких працівників, оскільки їх побажання мають бути враховані в обов'язковому порядку. Однак навіть якщо відпустка працівника, що відноситься до перерахованих категорій, була запланована у графіку, протягом року вона може передумати та написати заяву про надання відпустки з іншої дати. Роботодавець у цьому випадку буде зобов'язаний піти назустріч працівникові та перенести його відпустку.

6. Повідомлення працівників про відпустку

Оскільки графік відпусток який завжди відбиває побажання працівників, доцільно ознайомити всіх працівників із його затвердженим варіантом. І тому можна передбачити спеціальну графу у вигляді графіка відпусток («З датами відпустки ознайомлений»), чи скласти відомість ознайомлення.

! Зверніть увагу:Про дату початку відпустки, вказану у графіку відпусток, роботодавець зобов'язаний сповістити кожного працівника під розпис не пізніше ніж за два тижні(Ч. 3 ст. 123 ТК РФ). З цією метою до форми графіка відпусток можна включити відповідну графу («Про дату початку відпустки повідомлено») (Лист Роструда від 30.07.2014 N 1693-6-1). Можливі й інші варіанти повідомлення співробітників, наприклад ознайомлювальні листи, відомості, віза ознайомлення на наказі про відпустку (Лист Роструда від 22.03.2012 N 428-6-1). Роботодавець самостійно визначає найбільш вдалий спосіб сповіщення співробітників про відпустку.

7. Внесення змін до графіка відпусток

Складаючи графік відпусток слід розуміти, що це плановий документ, складений досить тривалий період – рік. Тому без коригування, швидше за все, не обійтися. Зміни до графіка відпусток можуть бути внесені у таких випадках:

при перенесенні відпустки за згодою працівника, наприклад, у разі тимчасової непрацездатності під час відпустки, у разі затримки виплати відпускних тощо. (Ст. 124 ТК РФ);
при перенесенні частини відпустки у зв'язку з відкликанням співробітника з відпустки (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При цьому невикористану частину відпустки має бути надано працівникові у будь-який зручний для нього час;
при перенесенні відпустки за бажанням працівника. Якщо працівник не належить до «пільгових» категорій (див. п. 5), роботодавець може, але не повинен змінити заплановані дати відпустки.

У випадках для внесення змін до графіка відпусток працівникові необхідно написати заяву про перенесення відпустки. З заяви видається наказ керівника про перенесення відпустки. При цьому у графіку відпусток зміни відображаються:

у графі 8 зазначається підстава для перенесення відпустки – реквізити відповідного наказу керівника;
у графі 9 зазначається новий період відпустки відповідно до наказу;
у графі 10 «Примітка» можна вказати причину перенесення відпустки (наприклад, відкликання працівника з відпустки)
у графі 7 проставляється дата або період відпустки, фактично використаної працівником.

Розглянутий порядок внесення змін до графіка відпусток застосуємо у разі перенесення запланованої відпустки тих співробітників, які спочатку були включені до графіка (тобто працювали на дату складання графіка). Якщо ж працівник прийнято після затвердження графіка відпустокна черговий рік, то відомості про відпустку такого співробітника можуть оформлятися одним із способів:

Додатком до затвердженого графіка відпусток. Додаток складається за тією самою формою, як і сам графік, і включає лише відомості про відпустку нового співробітника (співробітників). Як і графік відпусток, додаток затверджує керівник.
Без внесення змін (доповнень) до прийнятого графіку відпусток. Для цього новий працівник пише заяву у довільній формі, в якій вказує бажану дату початку відпустки та кількість днів, а роботодавець видає наказ про надання відпустки.

Вибраний варіант відображення відомостей про відпустки нових працівників (прийнятих після затвердження графіка відпусток) бажано відобразити у локальному нормативному акті роботодавця.

І насамкінець, виділимо основні моменти, що стосуються складання графіка відпусток:

Наявність графіка відпусток є обов'язковою для всіх роботодавців-юридичних осіб, за його відсутність передбачена адміністративна відповідальність;
Форму графіка відпусток роботодавець затверджує самостійно (можливе використання уніфікованої форми № Т-7);
Черговість відпусток у графіку визначає роботодавець, обов'язково враховуються побажання лише деяких працівників;
Роботодавець зобов'язаний повідомляти працівників про дату початку відпустки відповідно до графіка.

Вважаєте статтю корисною та цікавою – діліться з колегами у соціальних мережах!

Залишились питання – ставте їх у коментарях до статті!

Yandex_partner_id=143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Нормативна база

Трудовий кодекс РФ
Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати»
Листи Роструда

від 30.07.2014 N 1693-6-1;
від 22.03.2012 N 428-6-1;
від 20.12.2011 № 3683-6-1

Як ознайомитись з офіційними текстами зазначених документів, дізнайтесь у розділі

Закон визначає, що працівник, який працює відповідно до оформленої трудової угоди, має протягом року хоча б один раз сходити у відпустку. Для того, щоб визначити, коли якийсь із працівників збирається відпочивати, суб'єкт бізнесу оформлює спеціальний графік. Як правило, для цього використовується бланк графіка відпусток за формою Т-7. Його потрібно оформити за 2 тижні до завершення календарного року.

Цей документ необхідно мати кожному підприємстві з кількох причин. Для початку це вимагає чинного законодавства. Крім цього, необхідно розпланувати час відпусток ключових співробітників, щоб не було зупинення виробництва через їхню одночасною відсутністю в компанії.

Зазвичай створенням документа займається співробітник кадрової служби. Він опитує про бажану дату керівників усіх підрозділів суб'єкта бізнесу, а вони у свою чергу збирають відомості у своїх підлеглих. Останні мають повідомити дати, коли вони хочуть відправити у відпустку наступного року.

Якщо компанія велика, і в ній працює багато працівників, то займатися оформленням графіка найкраще з осені. До графіка вносяться всі оформлені працівники, у тому числі і весь адміністративний персонал.

Увага:затвердити оформлений графік слід за 2 тижні до завершення нового року. Провести ознайомлення із працівниками можна вже після цього дня.

У графік необхідно внести всі види відпочинку, які надаються працівникам:

Щорічну відпустку;
додаткова відпустка;
Відпустки, які були використані працівниками раніше.

Останнім часом йде безліч суперечок про те, чи згоряє невикористаний раніше час відпусток. Ні, воно не згоряє, і працівник може ним скористатися в наступні роки в повному обсязі. Однак це не вигідно для роботодавця. По-перше, йому необхідно буде виплачувати солідні відпускні виплати, якщо працівник вимагатиме відпочинок відразу за кілька років. По-друге, не надання відпустки вчасно є порушенням закону, і при виявленні цього факту трудова інспекція може накласти штраф до 50 тисяч руб.

Чи є графік відпусток обов'язковим документом

Важливо:у ТК закріплено, що суб'єкти бізнесу будь-якої форми власності, як компанії, і підприємці з працівниками, зобов'язані оформляти графік відпусток. І це необхідно дотримуватись, інакше може бути накладений штраф згідно з КОАП.

Якщо у підприємця немає залучених працівників, то графік відпусток може не оформлювати. Також звільнено від складання цього документа фізичних осіб, які є роботодавцями.

Коли він складається

ТК визначає, що якщо суб'єкт бізнесу, як компанії, так і підприємця має залучених працівників, то вони повинні оформити та затвердити графік відпусток на наступний календарний рік не пізніше двох тижнів до закінчення поточного року.

Щоб встигнути підготувати документ у термін, його найкраще починати складати ще восени. При цьому слід враховувати, що крайньою датою, коли графік потрібно затвердити, рік у рік є 17 грудня.

Якщо терміни, в які графік має бути оформлено та затверджено порушуються, то суб'єкт бізнесу притягуватиметься до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу.

На який період

Важливо:графік складається в компаніях та у підприємців терміном в один рік. При цьому складання та затвердження нового документа необхідно проводити щороку.

Це з тим, що декларація про отримання відпустки та її тривалість визначається не більше одного календарного року. Крім цього, щорічне складання графіка дає можливість контролювати - чи всі співробітники скористалися правом піти у відпустку цього року.

Завантажити бланк графіка відпусток на 2018 рік

Файли для скачування:

Зразок заповнення графіка відпусток за формою Т-7 у 2018 році

Розглянемо докладний процес, як скласти графік відпусток.

Насамперед необхідно записати повне або скорочене найменування організації, або вказати П.І.Б. підприємця. Правіше від цієї графи розташована таблиця, куди слід внести .

В організації може бути створений орган профспілки. Дані про його письмовій думці необхідно відобразити у графах, розташованих у лівій половині бланка.

Наступним кроком потрібно записати номер графіка, а також дату, коли його було складено. Поруч знаходиться поле, в якому потрібно відобразити рік дії документа.

Увага:графік відпусток затверджується керівником фірми чи підприємцем. Для цього в правій частині є спеціальні графи, в яких він ставить П.І.Б., підпис, посаду. Поруч він записує дату, в яку проводиться затвердження графіка.

Сам документ містить таблицю, куди рядково вносяться відомості про відпустки співробітників. Заповнення таблиці провадиться таким чином, щоб спочатку записувалося найменування підрозділу, а після цього – йшов перелік працевлаштованих у ньому працівників.

У графу 1потрібно занести назву підрозділу.

У графі 2проставляється найменування посади згідно з відомостями зі штатного розкладу.

У графах 3і 4 вказуються П.І.Б. працівника, і навіть його табельний номер.

Графа 5повинна містити сумарну кількість днів відпочинку, які надаються співробітнику цього року.

У графу 6записується дата, коли працівник бажає отримати відпустку. А наступного графу 7потрібно вносити день, коли він був справді наданий.

Якщо проводиться перенесення відпустки на іншу дату, то графі 8зазначаються реквізити розпорядження, яким таке перенесення було узгоджено. У графу 9вноситься нова дата початку відпустки.

Графа 10- вільне місце, в якому можна робити відмітки про те, що відпустка була перенесена, працівника довелося відкликати від наданої відпустки або іншу аналогічну інформацію.

Повністю складений документ має бути підписаний керівником кадрової служби.

Порядок затвердження графіка

Розглянемо докладніше як здійснити процедуру його затвердження:

За наявності профспілкового органу складений графік відпусток на наступний рік необхідно передати йому для погодження, доклавши до нього супровідний лист.
Профспілковий орган розглядає його, а після завершення цього процесу він має винести своє мотивоване рішення щодо поданого документу.
Думка, яку винесе профспілка може бути як позитивною, так і негативною. При незгоді даного органу з розробленим графіком, проводяться переговори, внаслідок яких має бути досягнуто згоди сторін.
Графік відпусток наступного року затверджується пізніше двох тижнів до закінчення поточного року, тобто пізніше 17 грудня.
Проводиться затвердження графіка відпусток. Його можна затвердити або, видавши, або шляхом проставляння спеціального грифу на самому графіку відпусток. Складання наказу є зручнішим способом введення. Так як у тексті цього розпорядження можна позначити посадових осіб, які відповідальні за його виконання, джерела фінансування відпусток, а також яким чином повідомляти співробітників про початок та закінчення відпустки. Оскільки для графіка затвердження відпустки існує термін, то і наказ на його затвердження має бути виданий за два тижні до закінчення поточного року.

У якому разі вносяться зміни до графіка

Існуючі положення законодавчих актів передбачають можливість внесення змін до раніше затвердженого графіку відпусток.

Але кожній стороні слід пам'ятати, що така подія є мірою необхідності. Перенесення відпустки може бути пов'язане з обов'язком роботодавця надати відпустку новим працівникам підприємства у встановлені законодавством строки.

Норми трудового права визначають випадки, коли зміни у графіку відпусток мають відбутися в обов'язковому порядку:

При настанні у працівника періоду тимчасової непрацездатності.
Працівник організації на момент перебування у відпустці залучався до виконання ним цивільного обов'язку, коли законодавством передбачено для цього випадку звільнення з роботи.

Крім цього, існуючі норми встановлюють обов'язок роботодавця за бажанням працівника зробити перенесення відпустки, якщо адміністрація не поінформувала його про початок цього періоду за два тижні. Щоб це здійснити, співробітнику компанії достатньо подати на ім'я керівництва заяву із новими датами такого періоду.

Також керівництву компанії надано право перенести відпустку свого співробітника, якщо буде встановлено, що його відсутність призведе до порушення господарської діяльності компанії. Однак працівник у цьому випадку обов'язково повинен дати на це свою згоду.

Порядок внесення змін до графіка

Зміни до графіка, за яким надається щорічна оплачувана відпустка, можуть вноситися як з ініціативи співробітника компанії, так і ініційовані з боку керівництва.

У першому випадку необхідно зробити таке:

Співробітником складається заява, у якій відображається причина здійснення перенесення його відпустки.
Заява передається на розгляд керівництву компанії, яке відповідно до виробничої ситуації дозволяє або забороняє перенесення відпустки.
Заява, що містить позитивне рішення директора, передається до кадрової служби, де формується наказ про внесення змін до графіка відпусток.
На підставі заяви у графіку відпусток у графі «Примітка» проставляється відмітка про перенесення - відображається вхідний номер та дата заяви.

Коли зміни у графіку відбуваються за виробничою потребою, порядок дій відрізняється від вище розглянутого:

Інформування працівника про виробничу необхідність і обговорення можливості перенесення відпустки.
Отримання у співробітника, у якого переноситься відпустка, письмової згоди на це.
Підписаний документ відправляється до кадрової служби, щоб відповідальний фахівець підготував наказ на перенесення відпустки.
У графіку відпусток у графі «Примітка» відображається позначка, що включає реквізити отриманої від працівника згоди на перенесення.

Графік відпусток згідно зі ст. 123 ТК РФ є документом, обов'язковим до виконання та надання співробітникам 1 раз на рік. За законом затвердження графіка має проводитись за 2 тижні до початку Нового року. Надання відпустки – зобов'язання для будь-якої організації,

Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.

Це швидко і безкоштовно!

При несвоєчасному складанні графіка підприємство може понести покарання як адміністративної відповідальності, чи штрафних санкцій.

Як правильно скласти графік відпусток

Якщо підприємство велике і багато співробітників, то розумно складати графік на кожен підрозділ окремо. У маленьких організаціях цілком достатньо складання одного документа.

Зручний час для відпочинку складається при спілкуванні роботодавця зі співробітниками, проте важливо не допустити простої на виробництві через брак людей, тому графік має бути розпланований раціонально та правильно.

Надання відпустки за бажанням незалежно від стажу співробітника законодавством РФ передбачено для:

Вагітних та народжених жінок аж до досягнення дитини 3-х років.
Неповнолітнім.
Співробітникам, дружини яких перебувають у відпустці через вагітність та пологи.
Ті, що працюють за сумісництвом, відпочинок за графіком для яких передбачений на основному місці роботи.
Подружжю військовослужбовців, згідно зі ст.11 ФЗ про статус військовослужбовців вони мають право брати відпустку одночасно з відпусткою чоловіка.
Чорнобильцям згідно зі ст. 14 закону РФ.

Усі інші працівники згідно зі ст. 121 ТК РФ йдуть у відпустку за графіком, причому на першому році після працевлаштування на роботу можуть піти через 6 місяців у відпустку. Графік складається в уніфікованій формі, складається із 10 пунктів.

У пункті 4 вказується табельний номер працівника, якщо йому присвоєно.Прописуються посади працівників, найменування підприємства.

Графи 7-10 залишаються порожніми, заповнюються після закінчення відпустки.Після проходження відпустки працівників вноситься дата закінчення відпустки за фактом.

У разі перенесення дати відпустки вимагають заповнення графи 8-9.Якщо створено наказ про перенесення відпустки за заявою самого співробітника, то внесення даних має відповідати даті, зазначеній у заяві. Ст. 123 дозволяє перенесення відпустки, але повідомити про дату початку відпустки, роботодавець повинен заздалегідь, інакше будуть порушені терміни виплат відпускних, через несвоєчасну відсутність співробітника на роботі підприємство може зазнати значних збитків.

У графі “Примітка” можливе зазначення причини не надання відпустки працівникові, а також продовження, або навпаки, скорочення. У деяких випадках відпустка може перевищувати встановлені законодавством 28 календарних днів або навпаки, складати 2 тижні, другу ж частину відпустки можна буде взяти у будь-який інший потрібний час, тобто сходити у відпустки 2 рази на рік, але лише за попереднім погодженням з керівником підприємства.

Можливе внесення до графіка доповнень, інших реквізитів та граф. Повідомити співробітника про майбутню відпустку роботодавець повинен не пізніше 14 днів до моменту його настання згідно з графіком, тобто при складанні графіка на 1 рік затвердження його має бути не пізніше 17 грудня поточного року.

Затверджений документ є обов'язковим для виконання як з боку роботодавця, так і з боку співробітника.

1. Що необхідно включити до графіка

У графік включаються:

Основна оплачувана відпустка 1 раз на рік.
Додаткова оплачувана відпустка 1 раз на рік.
Не використана раніше відпустка, або її частина.
Перенесення відпустки наступного року.

Неповнолітнім до 31 дня.
Інвалідам до 31 дня.
Педагогам до 42-56 днів.
Держслужбовцям до 30-35 днів.

Щорічнийнадається:

Які працюють на шкідливому, небезпечному виробництві.
При ненормованому робочому дні.
Працівникам в умовах Крайньої Півночі.
В інших випадках передбачених законами РФ.

Враховуючи свої фінансові, виробничі можливості роботодавці вправі надати самостійно додаткову відпустку своїм співробітникам, порядок надання вказується у договорі чи нормативному акті. Враховується думка профспілки, іншого виборного органу, що діє на тому чи іншому підприємстві.

Якщо працівник має право на подовжену відпустку у 30 днів, за вислугу років (8 днів), за переробку днів (3 дні), працюючи у шкідливих умовах (7 днів), то всі дні підсумовуються. Разом 48 днів має право відпочивати працівник, що теж фіксується у графіку, причому працівник має право розділити відпустку на частини, так сьогодні надходять багато хто.

Особи, які мають право брати відпустку у будь-який зручний час, також мають бути позначені у графіку. Своє рішення щодо надання відпустки вони можуть протягом року змінити, і роботодавець не може їм відмовити, а отже, і у графіку мають бути внесені відповідні зміни.

2. Опитування співробітників

Опитування співробітників є важливим при складанні графіка. Кожен співробітник може висловити свою перевагу, коли йому зручно йти у відпустку та наскільки днів. Опитуванням займається кадрова служба, чи окремий уповноважений співробітник, що у кожному підрозділі великої організації.

Опитати співробітників може начальник цеху чи відділ кадрів.Після опитування у кожному підрозділі складається попередній графік відпусток, після чого всі графіки кожного підрозділу передаються у відділ кадрів, де коригуються з урахуванням всього виробничого процесу.

Документ обов'язково узгоджується із працівниками, начальником, керівником відділу.Підсумок – складання єдиного документа для всієї організації, чи його роздроблення по службам, відділам підрозділам.

3. Якщо залишилися дні за минулий рік

Часто буває, що невикористані дні відпустки за минулий і навіть позаминулий рік залишаються у працівника. Проте, згідно з ТК РФ працювати без відпустки понад 24 місяці заборонено. Якщо залишилися невикористані дні відпустки за минулі роки, спочатку відпустка надається за поточний рік, далі дні за минулі роки.

Їх можна використовувати в будь-який час за бажанням працівника, але, погодивши це попередньо зі своїм роботодавцем. Невикористані дні також фіксуються у графіку.Якщо дні не будуть зафіксовані у графіку, працівник може їх просто втратити, не скористатися правом, але відновити за погодженістю з керівником підприємства. Невикористані дні можна брати не відразу, а частинами, розкидавши їх цілий рік.

Форма Т-7

Формат Т-7 затверджено Постановою Держкомстату РФ від 05.01.04 року.До 2013 року видалення деяких граф у документі було заборонено. Сьогодні форма розробки документа допускається самостійна, але реквізити, згідно з первинною документацією бухгалтерії, мають бути відображені в повному обсязі.

Уніфікованою формою користуватися простіше та зручніше. Багато підприємств досі використовують саме її. Формат Т-7 щорічно затверджується директором фірми (підприємства) шляхом проставляння підпису печаток усіма начальниками відділів, начальником кадрів.

Графік відпусток та профспілка

Раніше графік відпусток узгоджувався із профспілкою. Сьогодні згідно з ТК РФ цього погодження не потрібно. Якщо на підприємстві немає профспілкового органу, його відсутність прописується у шаблоні. Ще під час проектування графіка його треба погодити з профспілкою, до затвердження керівником.

Спочатку проект віддається на підпис начальнику відділу кадрів, потім керівнику підрозділу і лише після цього – профспілці для ознайомлення. Далі графік після погодження з профспілкою підписується керівником підприємства, набирає законної сили та оскарженню працівниками вже не підлягає.

Як перенести відпустку співробітнику

Часто з особистих причин або у разі виробничої необхідності потрібно перенести відпустку працівникові. Для цього потрібно написати заяву, надати керівнику. Якщо перенесення нічого очікувати ущербним всім підприємства, не позначиться негативно на продуктивність праці, цілком може бути перенесений виходячи з наказу, виданого керівником.

При цьому у графіці у графі 7-9 робляться позначки, вказується причина скасування відпустки у призначений за графіком час. У графі 10 "Примітка" проставляється нова дата після перенесення відпустки.

Помилки та приклади при складанні графіка

Якщо графік складено неправильно, з помилками, то це в результаті обов'язково призведе до:

Труднощі пошуку, заміни людини, що пішла у відпустку.
Проблем при нарахуванні відпускних.
Порушення виробничого процесу.

Якщо порушено терміни укладання договору, то підприємство буде накладено штрафні санкції до 5000 крб, на юр. лиц-30-50 тис. крб., і навіть призупинення діяльності підприємства терміном до 3 місяців.

Складання графіка вважається неправильним якщо:

Порушено терміни складання документа.
Не надано право на відпочинок за бажанням окремим категоріям працівників із законодавством.
Проігноровано побажання співробітників, дата відпустки не відповідає їхнім проханням.
У графіку фактично працюючі люди позначені як сумісники.
Терміни відпустки, зазначені у документі, не відповідають фактичній даті відпустки працівника у відпустку.
Прийом нового працівника не зафіксовано в акті змін.

Для складання документа можна назвати кілька основних правил:

Неможливий одночасний відхід у відпустку начальника та заступника відділу одного підрозділу.
Не можна допускати догляду одночасно одразу багатьох співробітників, підрозділ має постійно функціонувати.
Однопрофільні фахівці не можуть усі одночасно піти у відпустку.
Невідпрацьовані дні краще розбити на частини, а не надавати працівникові усі дні за 1 раз.
Розподіл відпусток має бути правильним, не на шкоду робочому процесу.
Співробітникам краще заздалегідь провести опитування з працівниками, врахувати їхню думку при складанні графіка, ніж потім переробляти документ, витрачати час та нерви.

Зразок графіка відпусток

Графік відпусток є обов'язковим для залишення кожним юр. особою. За його відсутності на підприємство накладається інспекторами праці адміністративна відповідальність. Важливо правильно скласти графік, так робота підприємства буде злагодженою та безперебійною.

При складанні документа важливим є облік взаємозамінності співробітників. Складанням графіка займаються компетентні органи, зокрема відділ кадрів, здатні відповідально та грамотно підійти до оформлення документа, з урахуванням усіх побажань, прав працівників.

Графік відпусток є документом, обов'язковим як роботодавця, так працівника. Він стверджується пізніше як два тижні настала року, який цей графік складається (ст. 123 ТК РФ), тобто. не пізніше 17 грудня. Графік відпусток на 2021 рік необхідно було затвердити пізніше 17.12.2020.

Графік відпусток: як правильно скласти

Деякі бухгалтери запитують: як скласти графік відпусток? Насправді оформлення цього документа не повинно викликати особливих труднощів. Але при складанні графіка відпусток слід врахувати деякі нюанси.

Графік відпусток: правила оформлення та внесення змін

При підготовці графіка відпусток на черговий календарний рік насамперед є сенс узгодити час відпустки тих працівників, які мають право на нього у зручний для них час.

чоловіки, чиї дружини перебувають у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (ст. 123 ТК РФ);
сумісники. Справа в тому, що даної категорії працівників відпустка має бути надано в той же час, що і відпустка за основним місцем роботи (ст. 286 ТК РФ);
неповнолітні працівники (ст. 267 ТК РФ);
почесні донори Росії (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закону від 20.07.2012 N 125-ФЗ);
подружжя військовослужбовців, які планують відпустку одночасно з чоловіком (п. 11 ст. 11 Федерального закону від 27.05.1998 N 76-ФЗ);
чорнобильці (п. 5 ст. 14 Закону РФ від 15.05.1991 N 1244-1).

З таких працівників краще зібрати заяви, в яких вони вкажуть свої побажання щодо дат відпустки. Ці заяви будуть підтвердженням того, що ви дійсно надали цим працівникам відпустку у зручний для них час. Але варто мати на увазі, що згодом працівник може передумати та змінити бажаний час відпустки. У цьому випадку також є сенс заручитися відповідною заявою від працівника.

Що відобразити у графіку відпусток

Розібратися з тим, як складається графік відпусток та що в ньому відображається, допоможе наша таблиця:

Що відобразити у графіку	Коментар
Список співробітників	У графіку відображаються абсолютно всі співробітники, з якими укладено трудовий договір
Кількість днів відпустки	Вказується та кількість днів відпустки, на яку вправі претендувати той чи інший працівник. Найкраще вказати всі дні відпустки, покладені співробітнику. Для цього підсумуйте дні (дні за рік, на який складається графік відпусток, і невідгуляні дні за попередні роки) та дні, покладені працівнику відповідно до законодавства та/або на підставі колективного договору/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Передбачувана дата початку відпустки	Тут можна відобразити як конкретну дату, так і просто місяць, коли працівник піде у відпустку. Щоправда, якщо буде вказано лише місяць, працівникові потім потрібно буде писати заяву на відпустку із зазначенням конкретної дати. Якщо ж дату буде зазначено у графіку відпусток спочатку, а працівник піде у відпустку чітко за графіком, то таку заяву писати не доведеться. До речі, якщо у вашому графіку зазначено лише місяць відпустки, то рекомендуємо закріпити у локальному нормативному акті (ЛНА), що заяву на відпустку із зазначенням конкретної дати її початку працівник повинен подати не пізніше ніж за два тижні до відпустки. По-перше, це необхідно для того, щоб роботодавець встиг сповістити працівника про майбутню відпустку (ст. 123 ТК РФ). А, по-друге, щоб бухгалтерія встигла своєчасно розрахувати та виплатити відпускні (ст. 136 ТК РФ).
Можливість поділу відпустки на частини	Графік можна доповнити відповідною графою, в якій працівники розпишуться, даючи свою згоду на відпустку частинами. Важливо пам'ятати, що хоча одна з частин відпустки має бути не менше 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ)

Графік відпусток:

Роботодавець має право розробити власну форму графіка відпусток. Цю форму потрібно закріпити як додаток до облікової політики. А можна скористатися уніфікованою формою Т-7 "Графік відпусток" (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1).

Графік відпусток: бланк

Якщо ви вирішили не розробляти власну форму графіка відпусток, то уніфіковану форму графіка відпусток можете завантажити .

Наказ про графік відпусток: зразок

Наказ про затвердження графіка відпусток окремим документом оформляти необов'язково. Адже підпис керівника організації/ІП, який затверджує графік відпусток на черговий рік, ставиться на самому графіку.

Щоправда, роботодавець може видати, наприклад, наказ, який зобов'язує керівників підрозділів зібрати і подати дані про відпустки співробітників, які їм підпорядковуються, для підготовки єдиного графіка відпусток.

Затвердження графіка відпусток

Графік відпусток затверджується керівником організації чи ІП. Причому за наявності профспілки роботодавець повинен врахувати його думку при затвердженні графіка відпусток на рік (ст. 123 ТК РФ).

Після того, як графік відпусток буде затверджено керівником, із цим графіком потрібно ознайомити працівників. Інакше цей документ не буде обов'язковим для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознайомити працівників із графіком відпусток краще під розпис. Для цього графік можна доповнити графою "З графіком ознайомлений (дата, підпис)".

Графік відпусток зразок заповнення у 2020 році

Під час підготовки графіка відпусток ви можете скористатися нашим .

Внесення змін до графіка відпусток

Роботодавець не може передбачити на рік уперед усі можливі кадрові переміщення. Наприклад, звільнення працівників, перенесення відпустки чи відкликання з нього. Тому внесення різних змін до графіка відпусток неминуче.

Де у графіку відпусток відображаються зміни

Для відображення змін використовуються графи 7-10 уніфікованої форми графіка відпусток (форма Т-7):

у графі 7 відображається фактична дата відходу працівника у відпустку;
у графі 8 зазначається документ, на підставі якого було перенесено заплановану дату початку відпустки. Таким документом, наприклад, може бути заява працівника з проханням про перенесення відпустки, завізоване керівником (ст. 124 ТК РФ);
у графі 9 слід зазначити передбачувану дату відпустки. Наприклад, якщо працівник вирішив перенести свою відпустку на період, коли його дружина перебуватиме у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами;
у графі 10 відбиваються різні примітки.

До речі, графік відпусток має сенс доповнити графою «Зі змінами ознайомлений», у якій працівники розписуватимуться після внесення коригувань до цього документа. Крім того, термін подання заяви про перенесення відпустки краще прописати до ЛНА. Знову ж таки, щоб бухгалтерія змогла вчасно розрахувати та виплатити відпускні працівникові.

Внесення доповнень до графіку відпусток

Трапляється, що вже після того, як графік відпусток на черговий рік затверджено, на роботу приймаються нові співробітники. Що ж робити із графіком у цій ситуації? Трудовий кодекс не зобов'язує роботодавця вносити будь-які доповнення до вже затвердженого графіку відпусток. Тобто. нововлаштованим працівникам відпустка може бути надано тільки на підставі їхньої заяви.

Щоправда, ніхто й не забороняє доповнити затверджений графік відпусток відомостями про відпустки нових працівників. Це можна зробити, затвердивши додатковий графік відпусток, що містить інформацію про плановану дату початку відпустки лише нових співробітників.

Скільки часу потрібно зберігати графік відпусток

Зберігати цей документ потрібно рік (п. 693 Переліку, утв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558)

Відповідальність за відсутність графіка відпусток

Відсутність графіка відпусток загрожує роботодавцю штрафом у розмірі (ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ):

від 30 000 руб. до 50 000 руб. для самої організації, від 1000 руб. до 5000 руб. - для її посадових осіб;
від 1000 руб. до 5000 руб. для ІП-роботодавців.

Відпустка в табелі обліку робочого часу

Конкретний код відпустки в табелі обліку робочого часу (форма № Т-12 або форма № Т-13, затв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1) вказується в залежності від виду відпустки:

Вид відпустки	Літерний код	Числовий код
Щорічна основна оплачувана відпустка	ВІД	09
Щорічна додаткова оплачувана відпустка	ОД	10
Відпустка без збереження зарплати, надана працівникові з дозволу роботодавця	ДО	16
Відпустка без збереження зарплати, яку роботодавець зобов'язаний надати працівникові за його заявою в силу законодавства	ОЗ	17
Щорічна додаткова відпустка без збереження зарплати (наприклад, передбачена колективним договором)	ДБ	18
Відпустка по вагітності та пологах/відпустка у зв'язку з усиновленням дитини	Р	14
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку	ОЖ	15
Оплачувана навчальна відпустка	У	11
Неоплачувана навчальна відпустка	УД	13

У табелі обліку робочого дня ставиться, або літерний, або числовий код - обидва коди вказувати не потрібно.

Відпустка у табелі обліку робочого часу: зразок

Зразок відображення відпустки в табелі обліку робочого дня розглянемо з прикладу.

приклад.Робітниці Петрової Є.Ф. надано щорічну основну оплачувану відпустку на 7 календарних днів з 8 квітня 2019 р. На сторінці 2 табеля обліку робочого часу за формою Т-12 за першу половину місяця* записи щодо даної робітниці будуть виглядати наступним чином:

1 2 3 5 6 48

Номер по порядку	Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)	Табельний номер	Відмітки про явки та неявки на роботу за числами місяця
Номер по порядку	Прізвище, ініціали, посада (спеціальність, професія)	Табельний номер	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Разом відпрацьовано за І половину місяця
4
1	Петрова Олена Федорівна, бухгалтер	054	Я	Я	Я	Я	Я	У	У	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	ВІД	Я
1	Петрова Олена Федорівна, бухгалтер	054	8	8	8	8	8										8

Нюанси відображення відпустки у табелі обліку робочого часу

Говорячи про зазначення днів відпустки в табелі обліку робочого часу, важливо зазначити, що:

неробочі святкові дні, що припадають на період відпустки, відзначаються літерним кодом "В" або цифровим кодом "26". Адже такі дні не включаються до календарних днів відпустки (ст. 120 ТК РФ);
у разі хвороби працівника під час відпустки, можливо, доведеться вносити виправлення у табель обліку робочого часу. Наприклад, у ситуації, коли працівник не продовжував свою відпустку на дні хвороби, а вирішив.

На 2019 рік, щоб уникнути нарікань та штрафів з боку державного інспектора з праці? У статті ми пропонуємо вам практичний посібник, як правильно сформувати графік відпусток, зразок заповнення 2019, завантажити стандартизований бланк документа.

Графік відпусток: ТК РФ про обов'язкові вимоги

Питання надання тих чи інших видів відпусток працівникам розглядають норми Глави 19 Трудового Кодексу РФ.

Основні та додаткові відпустки надаються працівникам за графіком відпусток, ведення якого зобов'язане роботодавцю нормами ст. 123 ТК України. Відповідно до положень цієї статті:

наявність графіка є обов'язковою для роботодавця та працівника;

формування графіка на наступний робочий рік проводиться не пізніш як за два тижні до кінця поточного року;

графік формується з урахуванням побажань та за погодженням із працівниками та профспілкою (за його наявності).

Відсутність графіка загрожує роботодавцю штрафом за ст. 5.27 КпАП РФ: 1-5 тис. руб. для ІП та посадових осіб, 30-50 тис.руб. для юросіб.